Общий образец акта - Акты и расчеты - Примеры заявлений и ходатайств - ИСК в СУД
Суббота, 10.12.2016, 19:30
Приветствую Вас Гость | RSS
Меню сайта
Вход на сайт
Поиск
Наш опрос
Оцените мой сайт
Всего ответов: 333
Статистика

Онлайн всего: 22
Гостей: 22
Пользователей: 0

Примеры заявлений и ходатайств

Главная » Статьи » Акты и расчеты

Общий образец акта

Правила составления акта

Янковая В.Ф.

Новая страница 1

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов)

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов)

испытаний (образцов, систем, технологий)

приема-сдачи (материальных ценностей, документов)

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей)

ревизии, инвентаризации

расследования аварий, несчастных случаев

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации . Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей. или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на блан­ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз­меров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны­ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за­висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова­нии организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе­мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации

02 герб субъекта Российской Федерации

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания)

04 код организации

05 код формы документа

06 наименование организации

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви­зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку­мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо­жением реквизитов.

Общий бланк . В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации

02 герб субъекта Российской Федерации

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния)

04 код организации

06 наименование организации (автора документа)

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци­онный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа . Если общий бланк дополнить наимено­ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках . В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

• наименование вида бланка

• дату поступления

• номер сопроводительного документа

• наименование предприятия-изготовителя

• серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

• наименование вида бланка

• количество экземпляров

• серию и номера бланков

• наименование структурного подразделения

• фамилию и инициалы должностного лица-получателя

• расписку в получении

• примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна­ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж­ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме­щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав­тора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот­рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло­щадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают­ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло­щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво­бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен­тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет­ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме­щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от­метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго­товлении бланков. Не допускается

• размещение на бланке только сокращенного наименова­ния организации — автора документа, отсутствие сведе­ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме

• составление бланка на двух языках, но с различной ин­формацией об организации — авторе

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст­венной регистрации

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен­ные» украшения)

• размещение реквизитов на бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Источники: www.profiz.ru, studopedia.net

Категория: Акты и расчеты | Добавил: levshvlad (10.08.2015)
Просмотров: 223 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar