Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Содержание статьи

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел
2. период времени, в течение которого будут переданы документы
3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними
4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом
5. порядок, сроки выполнения инвентаризации
6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность ).

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета. подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики .

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Кто подписывает акт при смене главбуха

Если не успели найти нового главбуха

Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.

Передача дел новому специалисту

Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим. Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может. Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).

Передача дел аутсорсинговой компании

В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.

Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт

Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей. Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов. Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы. Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.

Этапы и процесс увольнения главного бухгалтера

Прием на должность работника бухгалтерии проводится точно так же, как и процедура приема на работу любого другого сотрудника. С бухгалтером заключается трудовой договор и он может приступать к выполнению работы. Уйти с должности специалист может в любой момент по собственному желанию. если работа по каким-то причинам его не устраивает. При увольнении происходит передача дел между бухгалтерами. В действующем законодательстве не существует установленного порядка передачи дел, сдавать дела новому работнику бухгалтер вообще не обязан. Это можно объяснить тем, что в трудовой договор не могут включаться условия, которые каким-либо образом ограничивают права или снижают уровень гарантий служащих в сравнении с нормами трудового права, которые прописаны в законодательстве. Это делается из профессиональной этики.

Этапы увольнения

Передача дел при увольнении главного бухгалтера включает в себя несколько этапов:

1. На первом этапе по предприятию руководитель выпускает распоряжение о том, что необходимо начать процедуру приема и передачи дел.
2. Затем необходимо провести опись всех обязательств и активов.
3. После этого проводится тщательная проверка всей финансовой отчетности, а также состояние налогового учета.
4. Передача и прием дел проходит по утвержденной на предприятии номенклатуре.
5. Сам акт приема-передачи дел нужно засвидетельствовать подписью бухгалтеров и руководства.

Процедурой приема дел может служащий, который назначен на должность бухгалтера или же уполномоченный человек, который временно исполняет функции главного бухгалтера предприятия. Если приемник не был найден, а сама организация небольшая, заняться приемом дел может сам руководитель компании. Увольнение главного бухгалтера и передача дел – процесс, отнимающий много времени. Перед началом процедуры выпускается приказ, в котором обязательно необходимо указать:

Передача дел должна быть закончена до того дня, когда бухгалтер уходит с должности. Если им было подано заявление об увольнении по собственному желанию, то процедура передачи дел займет 2 недели. Даже если главный бухгалтер не провел такую процедуру, работодатель не имеет права отказать ему в подписании заявления об увольнении – это противозаконно.

Процесс инвентаризации

Если бухгалтер, который увольняется, был материально ответственным лицом – инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке. В остальных случаях решение о целесообразности проведения инвентаризации принимается руководителем. Необходимо провести инвентаризацию трудовых книжек трудящихся, проверку кассы и основных средств, а также различных страховых взносов и расчетов. По результатам необходимо составить акт и инвентаризационную опись они имеют утверждённую законодательством форму и должны содержать в себе исключительно достоверную информацию.

Необходимо соблюдать порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера и не затягивать этот процесс. Обязательно подлежат проверке такие документы:

1. Свидетельства о регистрации предприятия, его постановке на учет в пенсионном фонде, Фонде занятости населения и пр.
2. Все бухгалтерские регистры и ордера, а также вся налоговая политика предприятия.
3. Все регистры бухучета.
4. Различные отчетные документы, декларации об уплате необходимых налогов и сборов.
5. Акты инвентаризации.
6. Документация по начислению заработной платы и другие документы учета материальных ценностей.

По результатам процедуры приема и передачи дел составляется акт. Его форма не утверждена законодательством и будет различаться в зависимости от сложившихся на предприятии обстоятельств. В небольших организациях в акте просто указывается опись всех дел, более крупные организации могут использовать образец акта, который используют аудиторские компании. Все данные, что указаны в акте, должны быть подтверждены соответствующими документами если, к примеру, новый бухгалтер обнаружил недочеты и не хочет за них отвечать. Акт подписывается сторонами, которые участвовали в приеме-передаче дел, а потом утверждается самим руководителем. Составить акт можно в 2 экземплярах, один из которых выдается увольняющемуся бухгалтеру, а второй остается в организации.

Понравилась статья про особенности ведения индивидуального предпринимательства? Нажми на самую красивую кнопку - расскажи друзьям! Будь первым!

Передача дел при увольнении главбуха

Как оформить прием-передачу дел при увольнении главбуха и назначении на эту должность нового работника? Вообще необходимо ли это делать? Этот вопрос беспокоит многих бухгалтеров, поскольку, хотят они этого или не хотят, но работу периодически приходится менять.

Главный бухгалтер, не проверивший состояние бухгалтерской документации, оставшейся после его уволенного предшественника, рискует ответить перед законом. Так утверждает ГНАУ в письме от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119, в котором речь идет о ситуации, произошедший на одном из предприятий Украины. Ознакомимся с ней.

По результатам проверки соблюдения налогового законодательства ВАТ «Луганскгаз» налоговики составили акт и решение, которыми зафиксировали нарушение и доначислили предприятию налоги и пеню на общую сумму 379,6 тыс. грн.

Также относительно главного бухгалтера предприятия Лисовой О.М. налоговой милицией было возбуждено уголовное дело по признакам деяния, предусмотренного ст. 212 Уголовного кодекса Украины (далее — УК Украины) — «Уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей». В ходе расследования уголовного дела было установлено, что нарушения налогового законодательства были допущены не Лисовой О.М. а главным бухгалтером, работавшем на предприятии ранее.

Поэтому уголовное дело относительно Лисовой О.М. по ст. 212 УК Украины было закрыто в связи с отсутствием в ее действиях умышленного уклонения от уплаты налогов. Тем не менее, следователи пришли к выводу, что Лисовая О.М. в силу своего служебного положения обязана была проверить бухгалтерскую документацию, которая при назначении ее на должность осталась от предыдущего главного бухгалтера. Поскольку она этого не сделала, в ее действиях прослеживается состав преступления, предусмотренный ст. 367 УК Украины «Служебная халатность».

Приведенный пример убедительно доказывает, что проверять состояние бухгалтерского учета и бухгалтерской документации при замене главбуха действительно необходимо. Но вопрос о том, кто и что должен проверять, не такой уже и однозначный, и к нему мы еще вернемся.

В любом случае проверку состояния бухгалтерского учета делать уместнее еще до момента увольнения главбуха. Также до момента такого увольнения необходимо обеспечить передачу дел от «старого» главбуха «новому». Для этого практикуется составление акта приема-передачи дел. Существуют ли какие-то законодательные требования относительно этой процедуры?

Положение об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденное постановлением Кабмина с 03.04.1993 года № 250, предусматривало необходимость приема-передачи дел при увольнении главбуха. Так, в п. 26 данного нормативного документа указывалось, что при увольнении главного бухгалтера проводится передача дел назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии такого — работнику, назначенному приказом руководителя предприятия, учреждения), во время которой проверяется состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных, составляется соответствующий акт, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Тем не менее указанное Положение утратило силу, а следовательно, соответствующие требования не действуют.

Подобная норма содержится также в Положении о главных бухгалтерах, утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 г. № 59 (далее — Положение № 59). Данный нормативный документ официально остается действующим (т.е. он не отменен), но существуют споры относительно возможности его применения в Украине на сегодняшний день. Так, Минфин считает, что данный нормативный акт устарел и не может применяться в Украине (письмо Министерства от 17.10.2003 года № 31-04200-30-23/148). А вот Главкру отстаивает противоположную точку зрения и настаивает на том, что Положение № 59 все еще имеет силу нормативного акта и им следует руководствоваться (письмо Главкру от 16.09.2003 г. № 12-14/384).

В п. 6 Положения № 59 предусмотрено, что прием и передача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляется актом после проверки состоя­ния бухгалтерского учета и отчетности. Копия данного акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и передача дел главным бухгалтером осуществляется при участии представителя вышестоящего органа.

Конечно же, приведенные правила следует воспринимать с учетом реалий настоящего: когда речь идет о субъек­тах хозяйствования, которые не принадлежат к государственному или коммунальному сектору экономики, о согласовании соответствующих действий с вышестоящим органом и речи быть не может. Но все же следует признать, что вопрос юридической силы Положения № 59 принципиальный. Ведь ни один другой действующий нормативно-правовой акт не предусматривает необходимости приема-передачи дел при смене главбуха.

Это означает, что главный бухгалтер, оставляющий должность, не обязан передавать дела и подписывать соот­ветствующий акт. Следовательно, передача дел — вещь добровольная, заставить (со ссылкой на соот­ветствующие правовые нормы) главного бухгалтера подписать акт не удастся, а побеспокоится об этом должен руководитель и особенно новый главный бухгалтер. Правда, этот вопрос можно несколько урегулировать, если предусмотреть соответствующую обязанность в должностной инструкции главбуха.

Но даже если признать юридическую силу Положения № 59 или предусмотреть обязанность относительно передачи дел в должностной инструкции, то можно ли отказ главбуха передавать дела и подписывать акт считать основанием для отказа или задержки в его увольнении с работы? Ответ здесь однозначно отрицательный. Если главбух подал заявление об увольнении по собственному желанию, его следует уволить в предусмотренные трудовым законодательством сроки. Отказ осуществить передачу дел не может быть обстоятельством, дающим право задержать работника на работе на протяжении большего срока, чем это предусмотрено трудовым законодательством, и отвечать ему отказом в увольнении. Итак, если главбух откажется передавать дела (подписывать акт приема-передачи), заставить его сделать это будет тяжело.

В подписании акта приема-передачи дел заинтересован, прежде всего, «новый» главный бухгалтер, а поэтому именно он должен организовать эту процедуру. И это, не смотря на отсутствие в законодательстве обязанности главбуха инициировать ее и проводить (обязанность эта касается предприятия в лице его руководителя).

Конечно же, формы акта приема-передачи дел, обязательной к применению, нет. Составляется он в произвольной форме. Считаем, что в акте следует отразить только перечень первичных и других передаваемых документов, а также их состояние (сгруппированы ли они, прошиты, есть ли в них подчистки, исправления и т.п.). Отражать объемы, состояние и стоимость основных средств, нематериальных активов, прочего имущества, состояние счетов предприятия и подобного не следует, так как ни «старый» главбух, ни «новый» не отвечают за состояние имущества и счетов предприятия.

Целесообразно, чтобы акт приема-передачи дел был утвержден руководителем предприятия. Надпись об утверждении обычно размещается в правом верхнем углу первого листа акта, а состоит такая надпись из названия должности руководителя, его фамилии и инициалов, даты утверждения и личной подписи. Подпись руководителя заверяется печатью предприятия.

Так как на предприятии не может быть одновременно два главных бухгалтера, а главбух, который увольняет­ся, должен передать дела до момента увольнения, можем предложить следующие способы передач дел:

- дела передаются и акт оформляется с кем-то из работников бухгалтерии, а этот работник, в свою очередь, передаст дела «новому» главбуху, когда его назначат на должность

- дела передаются будущему главному бухгалтеру, который на момент такой передачи принимается на работу как обычный бухгалтер, а уже после принятия дел и увольнения «старого» главбуха, назначается на должность

- дела передаются какому-то другому работнику, который потом передаст их вновь назначенному главному бухгалтеру.

Скажем еще несколько слов о проверке состояния бухгалтерского учета и отчетности. Как мы уже упоминали, такая проверка согласно требованиям Положения № 59 должна предшествовать подписанию акта приема-передачи. Тем не менее, по нашему мнению, возлагать на главного бухгалтера обязанность осуществления такой проверки неуместно и незаконно. Не его компетенция и не его хлопоты проверять качество работы своего предшественника.

Считаем, что организовать проверку состояния учета и отчетности на момент увольнения главбуха и передачи дел должно руководство, а поручать такую проверку целесообразно аудиторам. Что же касается главного бухгалтера, принимающего дела, то он должен лишь проверить, правильно ли в акте приема-передачи отражены перечень и состояние передаваемых ему документов.

Дмитро Гарний, юрист

Обязанности и ответственность бухгалтера

Рассмотрим два неприятных вопроса, как для главного бухгалтера (бухгалтера), так и для любого другого сотрудника предприятия - это ответственность и увольнение. Быстро и вкратце.

Главный бухгалтер является служебным лицом субъекта хозяйствования, поскольку исполняет организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции. Исходя из этого, такое лицо может привлекаться к уголовной и административной и прочей ответственности. Дисциплинарная ответственность для бухгалтера такая же, как и для прочих сотрудников предприятия и применяется за нарушение трудовой дисциплины, должностной инструкции . В данной ответственности существует две меры взыскания: выговор и увольнение. Решение принимает руководитель, но имеет место и необходимая процедура: сначала у нарушителя должны потребовать письменное объяснение, а само взыскание выносится в приказе и сообщается работнику под расписку. Но обратите внимание, что согласно п1 ч1 ст. 41 КЗоТа главбуха и его заместителя можно уволить по инициативе собственника.

Материальная ответственность бухгалтера.

Обязать бухгалтера покрыть нанесенные предприятию убытки можно исключительно при условии, что он состоит в трудовых отношениях, и нанес такой убыток предприятию своими виновными противоправными действиями. Бухгалтера можно привлечь к ограниченной материальной ответственности в размере нанесенного по его вине вреда, но не больше своего среднего месячного заработка. Полную ответственность несут сотрудники, с которыми предприятие заключило письменный договор о взятии на себя полной матответственности, которая связана с хранением, обработкой, продажей, перевозкой ценностей. Есть еще гражданско-правовая ответственность, которая может грозить тем, кто исполняет обязанности по ведению бухгалтерского учета не как штатный работник, а по гражданско-правовому договору. По таким правоотношениям убытки, нанесенные заказчику невыполнением или ненадлежащим выполнением договора о предоставлении услуг за плату, подлежат возмещению исполнителем, при наличии его вины, в полном объеме, если иное не установлено договором. Так что бухгалтера предприниматели будьте внимательны при заключении договоров. Но в то же время стоит отметить, что лицо, которое ведет бухгалтерский учет по гражданско-правовому договору о предоставлении услуг по бухгалтерскому и налоговому учету, если оно не назначено на должность на предприятии, не является его служебным лицом, и не может нести уголовную ответственность. Но такие лица, при наличии оснований могут привлекаться в качестве пособников в совершении ряда преступлений экономической направленности и в сфере служебной деятельности. Административная ответственность. Согласно ч 1 ст9 Кодекса Украины об административных правонарушениях противоправное, виновное действие или бездействие, посягающая на общественный порядок, собственность, права и свободы граждан и за которую законом предусмотрена административная ответственность. Помните, что эта ответственность персональная. Чтобы привлечь бухгалтера к уголовной ответственности необходимо нарушить две статьи Уголовного кодекса Украины 212 и 212-1. Первая говорит об уклонение от уплаты налогов, сборов входящих в систему налогообложения. Другая - за уклонение от уплаты единого взноса.

Увольнение главного бухгалтера.

Любой работник, в т. ч. и бухгалтер, по собственной инициативе имеет право разорвать трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, написав заявление (и рекомендуется зарегистрировать) за две недели (независимо от сроков отчетности, наличия нового бухгалтера). В случае, если заявление работника об увольнении обусловлено невозможностью продолжать работу (переезд на новое место жительство, перевод мужа или жены на работу в другую местность, вступление в учебное заведение а также по другим уважительным причинам) предприятие должно расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник. Передача дел. Этот важный пункт, для руководителя, может быть оговорен в должностной инструкции бухгалтера. И в течение этих двух недель эта обязанность должна быть выполнена. Требования законодательства к передаче дел отсутствуют, поэтому данный вопрос прописывается и оговаривается во внутренних нормативных документах самого предприятия. Предприятие самостоятельно принимает решение о процедуре передаче дел, документов в случае увольнения бухгалтера. Если некому принимать документы и дела то это должен быть непосредственно сам руководитель, либо назначенный им сотрудник. В практике встречал требования некоторых руководителей при смене главного бухгалтера проводить инвентаризацию. Вопрос этот совершенно неоправдан, поскольку бухгалтер не материально ответственное лицо. А возможные заключаемые договора о материальной ответственности являются недействительными. Исключение составляет ситуация в случае если бухгалтер совмещал на предприятии функции кассира. В день увольнения предприятие обязано выдать работнику трудовую книжку и провести с ним расчет.

Источники: ipinform.ru, biznes-prost.ru, dtkt.com.ua, blankua.com