Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в

Оформляется служебная записка так же, как и докладная. изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы .

Докладные и объяснительные записки . Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины. Размер: 34.00 Кб. Образец докладной записки . Размер. Служебная командировка: порядок оформления и учета расходов.

3 мар 2006 . Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих. Докладные и служебные записки — это, как правило,

Образец докладной записки \u0026gt\u0026gt · Образец объяснительной записки \u0026gt\u0026gt · Докладные,

14 янв 2010 . Оформление дисциплинарных взысканий / Объяснительная записка . Образец объяснительной записки .doc, 24 Кб, 5171 загрузка

Образец квитанции оплаты государственной пошлины. за предоставление. УФК по Республике Башкортостан (Минэкологии РБ ). (наименование

Информация взята v3.kz

6.4. План

План - заранее подготовленная программа мероприятий, которая предусматривает порядок, объем и срок их осуществления

По срокам исполнения планы разделяют на:

o перспективные (охватывают несколько лет)

o квартальные

o месячныее

o недельные

o ежедневные

Содержание плана излагается в форме текста или таблицы Каждый пункт плана состоит из трех обязательных частей:

а) содержание работы

б) срок выполнения

в) ответственные за выполнение

Планы подписываются лицами, которые отвечают за их выполнение, либо руководителем учреждения

3 Название учреждения или структурного подразделения

Re: компенсация за бензин сотруднику

Главная книга, 2011, N 19

ВЫПЛАЧИВАЕМ РАБОТНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ

ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМОБИЛЯ

(Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации

за применение личного транспорта в служебных целях)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходов <1>.

<1> Статья 188 ТК РФ.

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку <1>.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы <1>:

- компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта

- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

- степень его износа и срок полезного использования <2>

- интенсивность его использования <3>.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

(или) приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц <4>

(или) установить расценки за 1 км служебного пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

<2> Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19 п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260.

<3> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.

<4> Пункты 17 - 20 ПБУ 6/01 Учет основных средств, утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Смотрим зарплатные налоги

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе на травматизм) в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя <5>.

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие <6>, так и запрещающие это делать <7>

3) документы учета служебных поездок:

(если) вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы <8>. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора <9>)

(если) вы платите компенсацию, не учитывая служебный пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.п.

Примечание

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации <10>

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

(или) из фактического расхода ГСМ на 100 км служебного пробега

(или) норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля

(или) Норм Минтранса <11>

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Совет

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходов <12>.

Однако это не означает, что от обложения зарплатными налогами освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

- принадлежность используемого автомобиля работнику

- расчет компенсации

- фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы)

- сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме <13>. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы.

<5> Статья 188 ТК РФ п. 3 ст. 217 НК РФ пп. и п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ О страховых взносах. пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

<6> Письмо Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812 Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@.

<7> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.

<8> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

<9> Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.

<10> Пункт 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ О бухгалтерском учете.

<11> Пункты 7.1, 7.2 Методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

<12> Пункт 3 ст. 217 НК РФ пп. и п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98.

<13> Пункт 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм <14>:

- по легковым автомобилям:

- при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.

- при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.

- по мотоциклам - 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

- для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы <15>. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно <16>. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок

- суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМ <17>

- по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужно <18>.

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью <19>. Согласен с этим и Минфин <20>.

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения доходы минус расходы, признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимники <21>.

<14> Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465.

<15> Пункт 1 ст. 252 НК РФ Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.

<16> Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008 Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК.

<17> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@ Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275 п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен Президиумом ФАС УО 29.05.2009).

<18> Пункт 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.

<19> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

<20> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.

<21> Подпункт 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления <22>. Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 Расходы на продажу, 20 Основное производство, 26 Общехозяйственные расходы и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницы <23>.

Совет

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательство <24>.

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

Условие

ООО Альянс перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб. поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

Решение

ООО Альянс отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт Сумма

На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)

ЛИЧНЫЙ АВТОМОБИЛЬ на СЛУЖЕБНЫЕ ЦЕЛИ компенсация, оплата, НДФЛ - 2012

2 июля 2009 14:45

Нужны ли путевые листы для учета расходов по выплате компенсации

сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей

(Постановление ФАС Центрального округа от 25.05.2009 по делу № А62-5333/2008)

Работники организации использовали в служебных целях личный транспорт. Компания выплачивала им компенсации, которые относила на расходы. Инспекция сочла это неправомерным в связи с непредставлением налогоплательщиком путевых листов и доначислила ему налог на прибыль.

Суд, поддержав организацию, указал, что выписывать путевые листы сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, налогоплательщик не обязан. Согласно положениям Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и п. 3 Письма Минфина России от от 21.07.92 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта организации, а не поездок работников на личном транспорте, даже если они осуществляются в служебных целях. Поэтому доначисление налога на прибыль было неправомерным.

Противоположная позиция - Письма Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006

&uarr&uarr&uarr

Источники: forum.glavbukh.ru, www.vitalion.kz, uchebnikionline.com, www.glavbyh.ru, www.assessor.ru