Виды служебных писем

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис» В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Классификация служебных писем

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка Лично на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Классификация официальной переписки

Как написать информационное письмо?

Информационное письмо – это деловое письмо, которое одно лицо может написать другому, с целью донести до него какую-либо информацию. Как написать информационное письмо? Какова структура документа? Об этом читайте ниже.

Для примера приводим два образца написания информационного письма: уведомление о смене директора и о повышении цен на продукцию.

Информационные письма можно подразделить на несколько подвидов в зависимости от того, какого рода информация в них изложена.

Информационное письмо может содержать:

Как написать информационное письмо?

Для написания берется фирменный бланк предприятия.

На этом бланке указываются следующие реквизиты:

Последние два реквизита не являются обязательными. Информационное письмо может быть направлено по электронной почте, в этом случае подпись можно не ставить, указывается лишь должность и фамилия, имя, отчество лица, от имени которого составлен документ.

Ниже даны две ссылки, нажав на которые вы можете скачать примерный образцы оформления данного документа.

Информационное письмо о смене директора – скачать образец .

Информационное письмо о повышении цен – скачать образец .

Источники: www.profiz.ru, blandoc.ru