ПИСЬМО - ЗАПРОС

Письмо-запрос (Inquiry или enquiry) компания посылает, когда хочет:

· Получить подробную информацию о товарах (goods).

· Узнать, имеются товары в наличии (availability of goods).

· Уточнить время и сроки поставки (delivery dates).

· Получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance).

· Получить информацию о ценах на товары (prices of goods).

· Получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods) и т.д.

При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса, что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.

Если обращение с запросом в данную компанию идет первый раз, то в письмо необходимо включить следующие пункты:

1. Указание на источник информации о данной компани и ее товаре.

2. Суть вопроса.

3. Краткие сведения о Вашей фирме или организации.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-отправителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.

Клише и выражения писем-запросов:

К п.1:

· We read your advertisement in. - Мы прочитали Вашу рекламу в.

· With regard to your advertisment in. of. we would ask you. - В связи с публикацией Вашей рекламы в. от. мы хотели бы попросить Вас.

· We have heard of your products from. - Мы узнали о продукции Вашей компании из.

· We have seen your current catalogue showing. - Мы обратили внимание на Ваш последний каталог, в котором описаны.

К п.2:

· We are interested in buying ( importing, etc.). - Мы хотели бы купить (импортировать и т.п.).

· Please inform us (let us know) as soon as possible. - Просим сообщить нам как можно скорее.

· We would ask you to let us have a quotation for. - Сообщите нам, пожалуйста, расценки на.

· We would like to have further details about. - Мы бы хотели получить более подробную информацию о.

К п.3:

· In connection with this. - В связи с этим.

· Our company was founded in. - Наша компания была основана в. году.

· For over. years our company has imported from western countries. - Более, чем. лет наша компания импортирует из западных стран.

· If your prices are competitive we may be able to let your have regular orders. - Если Ваши цены устроят нас, мы будем регулярно заказывать Вашу продукцию.

· We look forward to your early reply. - С нетерпением ждем Вашего ответа.

Письмо-запрос (Inquiry Letter)

Posted on 29.04.2014 by admintc

При составлении делового письма важно помнить, что по письму можно судить не только о человеке, но и о фирме, которую он представляет. Запомните: время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошее вложение капитала. Любое письмо преследует какую-то определенную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом.

Как правило, все деловые письма можно разделить на несколько групп:

Письмо-запрос

Цель письма-запроса (Inquiry Letter) – получение более подробной информации об интересующем нас товаре или услуге.

3. Коротко представьте себя, свою фирму.

We are one of the leading producers of … (Мы являемся лидирующими производителями …)

We are interested in … (Мы заинтересованы в ….)

4. Изложите свою просьбу, причину письма

Сould you please send me. (Не могли бы вы выслать мне …)

I would be grateful if you could… (Я был бы благодарен, если бы вы …)

Can you give me some information about…(Можете ли вы дать мне информацию о…)

Could you send me more details… (Могли бы вы выслать мне подробную информацию…)

We are planning some reorganization of our business and would like some information about … (Мы планируем реорганизацию нашего бизнеса и хотели бы получить информацию о …)

5. Объясните, что еще вы бы хотели получить от адресата.

Could you send us your prospectus and details of …. (Не могли бы вы прислать нам ваш рекламный проспект и детали …)

Как написать письмо-запрос?

Письмо-запрос – это документ, который составляется с целью получить от адресата какие-либо сведения. В данной статье разберемся, как написать письмо-запрос, и приведем образец его оформления.

Письмо, содержащее запрос, относится к коммерческим деловым письмам, это официальный документ, который в письменном виде позволяется обратиться к адресанту с вопросом или просьбой предоставить нужную информацию, необходимую адресанту. Например, письмо-запрос может быть составлен для получения информации об условиях поставки, ценах, оказываемых услугах, о реквизитах или ФИО руководителя и т.д.

Для того чтобы получатель письма мог ответить со всей необходимой полнотой на полученный запрос, текст необходимо изложить наиболее подробно и полно. Это исключит необходимость задавать уточняющие вопросы, тем самым ускорит процесс ответа.

Как пишется письмо-запрос?

Так как это деловое письмо, то правила его оформления должны подчинять общим правилам деловой переписки. В конце статьи представлены два образца оформления письма-запроса: на получение документов и прайса с ценами.

Для оформления используется фирменный бланк организации.

В правом верхнем углу пишется, кому адресовано письмо, как правило, это руководитель организации, которой направляется запрос.

В левом верхнем углу пишется исходящий номер документа, дата, заголовок.

Если запрос составляется в ответ на какое-либо предложение, например, коммерческое предложение о сотрудничестве, то в левом верхнем углу также указывается номер и дата этого предложения.

В тексте письма-запроса излагается, какая именно информация необходима – то есть суть запроса. Часто в текст включаются слова о надежде на сотрудничество, слова благодарности.

Письмо подписывается отправителем.

Письмо-запрос предполагает получение ответа от адресанта.

Ниже предлагаем скачать образцы оформления двух видов запросов.

Образец письма-запроса о получении документов – скачать .

Письмо-запрос о получении прайс-листа с ценами – скачать образец .

Как написать письмо-запрос?

Письмо-запрос – это деловое письмо, содержащее просьбу предоставить какие-либо сведения, получить определенную информацию. В данной статье мы разберемся, как его правильно написать. В конце статьи для примера приведен образец письма-запроса на получение документов и прайс-листа с ценами, скачать образцы можно бесплатно в формате word.

Письмо-запрос может быть написано в ответ на какой-либо документ, полученный ранее, например, на коммерческое предложение о сотрудничестве для получения более конкретной информации (допустим, прайс-листа с ценами на продукцию или услуги).

Также письмо-запрос может быть составлен как самостоятельный документ при необходимости получить нужные сведения от адресата.

С помощью данного письма может запрашиваться абсолютно любая информация: цены, условия сотрудничества, реквизиты, сведения о руководителе. Письмо-запрос может быть составлен с целью получения документов, образец такого запроса можно скачать ниже.

Как написать письмо-запрос правильно?

Документ этот деловой и официальный, является одной из разновидностей информационных писем. Как написать информационное письмо можно почитать здесь.

Что касается письма, содержащего запрос, то реквизиты все остаются стандартными.

Верх бланка – обращение, ФИО руководителя организации (или другое ответственное лицо), которому адресуется запрос, дата написания, номер (если имеется), заголовок (например, «на получение документов»).

Основная часть бланка – это текст, содержащий просьбу предоставить необходимую информацию. Текст нужно изложить максимально подробно, но в то же время без лишней информации. Адресат должен четко понять, что от него нужно. Это позволит избежать лишних переговоров и ускорит получение ответа.

Для улучшения лояльности по отношению к автору письма в текст включаются слова благодарности и надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Для оформления лучше воспользоваться фирменном бланком организации.

Письмо-запрос обязательно должен быть подписан, как правило, подписывает подобные документы директор организации или другой представитель руководящего состава.

Скачать образец письма-запроса на получение документов – ссылка .

Скачать образец письма-запроса на получение прайс-листа с ценами – ссылка .

Письмо-запрос

Письмо-запрос является разновидностью делового письма. Цель его составления заключается в получении какой-либо документации или определенных сведений.

Как правило, запрос оформляется на фирменном бланке компании-составителя. В тексте письма, помимо изложения запроса, указывается его обоснование, объясняющее необходимость получения указанных сведений и материалов, поскольку ни одна организация не вправе запрашивать информацию, напрямую не относящуюся к ее функциональной деятельности. В качестве обоснования чаще всего приводятся ссылки на конкретные нормативно-законодательные акты или организационно-правовые документы.

Структура письма во многом схожа с общей структурой, принятой для оформления делового письма. При этом обязательными являются следующие пункты:

Подписывается письмо руководителем организации-составителя или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

На каждое письмо-запрос получателем в обязательном порядке должно быть составлено письмо-ответ. Ответом может служить письмо, содержащее запрашиваемые сведения, сопроводительное письмо к требуемой документации, либо отказ от предоставления информации с обязательным объяснением причины данного отказа.

Скачать образец и пример письма-запроса (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 4 676)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Источники: www.delovodstvo.ru, training.belhard.com, obrazec-blanka.ru, moiblanki.ru, mirblankov.ru