Правила написания и пример делового письма

Судьба просьбы (проблемы, предложения), изложенной в деловом письме, во многом зависит от того, как и что в нём написано. Возможно при первом же взгляде на текст у Получателя сложится представление об авторе и том, насколько серьёзно следует отнестись к деловому письму - читать ли его дальше и как на него отреагировать? По своей сути и содержанию письма могут быть очень разными, но ключевые правила написания и примеры деловых писем едины для всех. Единый образец делового письма в вашей компании позволит составлять всю исходящую корреспонденцию в том же стиле.

Итак, несколько правил, как написать деловое письмо:

1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании. В верхней части бланка должна содержаться информация:

1.1. название организации

1.2. почтовый адрес

1.3. телефон, факс, e-mail и web-сайт.

Эта информация необходима для того, чтобы Адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с Отправителем.

2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, справа отступ - 1,5 см. Если Вы составляете текст на компьютере, то используйте стандартную форму страницы редактора Microsoft Word.

3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всём тексте делового письма. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если Вы знаете, что у Адресата плохое зрение, нелишним будет проявить заботу, увеличив размер шрифта.

4. Если объём письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.

5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма.

В серьёзных организациях поток писем может достигать нескольких тысяч в день, поэтому номер исходящей документации и дата ставятся Отправителем, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма, а при необходимости быстро найти запись в своём журнале исходящей документации.

Получатель регистрирует письмо, присваивая входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма. Это, кроме сказанного, позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма. А если в письме указан срок для ответа, то началом его отсчёта считается дата получения письма.

6. Структура образца делового письма формировалась не одно столетие и сегодня она включает следующие составные:

6.1. Шапка примера делового письма содержит обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера следующим образом:

в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещё ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. №61 от 21.09.2010

на Вх. №352 - Р от 14.09.2010

Генеральному директору

ООО «Подшипник»

Петрову Н.И.

«О партии бракованных подшипников,

поставленных 10.09.2010г.»

Уважаемый Николай Иванович!

6.2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно:

«Довожу до Вашего сведения », «Прошу Вас », «В настоящее время » и т.д. – это если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идёт от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы – это проявление уважения к Адресату и признак Вашего воспитания.

6.3. Согласно правилам написания основная часть образца делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или обращения, делая её понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводятся конкретные факты, цифры и т.д. Не стоит также забывать, что «краткость – сестра Таланта».

6.4. В Заключении письма подводятся обобщения, итоги написанного. Нередко в заключении пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, Прошу Вас…».

6.5. Приложения. Если к письму прилагаются документы, то они должны быть пронумерованы и указаны ниже заключения. Например:

«К данному письму прилагается следующие документы:

1. Копия договора оказания услуг – 6 листов в 1 экземпляре

2. Акты выполненных работ – 1 лист в 2 экземплярах

3. Счёт-фактура №123 от 11.09.2010г – 1 лист в 2 экземплярах…»

6.6. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» - если предполагается нейтральное обращение. Если же Вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить фразой - «Искренне Ваш,…».

Вот, как это выглядит на примере:

С уважением,

Генеральный директор Подпись И.И. Иванов

Должность, Ф.И.О. (причём, сначала имя и отчество, а затем фамилия) печатаются, а подпись ставится собственноручно.

6.7. И завершает деловое письмо информация об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) и должность. Что необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для дополнительных уточнений.

7. Письмо после написания обязательно проверяют на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверяют логическую последовательность и читаемость всего текста (лучше всего прочитать письмо вслух). При необходимости ошибки и трудночитаемые места текста корректируют.

В заключении, суммируя всё советы, хочется сказать - пишите аккуратно, грамотно, логически, последовательно раскрывая суть письма, на языке понятном Адресату. И тогда Адресат примет решение именно в Вашу пользу, или, по крайней мере, грамотно написанное деловое письмо существенно склонит его к этому решению!

Деловое письмо

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter ) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору

ООО «Рассвет»

Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:

1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

Пример (из Приложения к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти):

Оформление делового письма

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

1. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
2. название организации
3. физический адрес организации
4. телефон и факс
5. web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Источники: novybusiness.ru, blanker.ru, www.doc-style.ru, business-letters.ru