3.4.5. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

Образец служебной записки.

Программы для автоматизации кадрового делопроизводства, расчёт стажа, делопроизводства секретаря, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки . переписку, протоколы, предложения, представления.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

По форме отправления деловые письма разделяют на:

По структуре деловые письма разделяют на:

По цели деловые письма разделяют на:

Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем :

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов .

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат - должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).

В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».

Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов» «Убедительно просим Вас не задерживать ответ» «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Другие статьи по данной теме:

Служебное письмо образец делопроизводство

N 170 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В. Согласие работника на отзыв из отпуска с предоставлением оставшейся части в удобное время. Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Деловое письмо ( отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс. Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу или письмо-запрос. Как оформить служебное письмо Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». КБ ) Решение совета (doc, 30 КБ) Служебная записка (doc, 21 КБ). Рассмотрим основные виды служебных писем, которые используются в современном делопроизводстве. Бланк должностного лица (бланк ректора, бланки проректоров, приложение 5-9). Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска.

Письмо его виды образец и правила оформления

Барышня меняла фамилию пару раз, потребуется ли перечисление всех имен, в которой очередности (от девичей или же от заключительней имена), либо довольно показать заключительную фамилию, ну а в тексте документа по хронологии писать иные имена? Здрасти! Не ясно, о какой справке речь идет: образец доверенности от организации на почту. Здрасти! Можнож прописать: Связанным с получением от генпоставщика медикаментов со скидкой 50% предлагаю продавать эти лекарства с тот же скидкой" делопроизводство образец служебного письма . У меня не обрели документы в налоговой, по следующим причинам на сопроводительном послании не стояла печать, объяснив, собственно печать не ставится исключительно на посланиях, напечатанных на бланках организации, изготовленных типографским методом.

В посланиях выражают пожелания, просьбы, приветствия в праздничных вариантах.

Нередко данные послания начинаются словами: зовем Вас или же просим Вас поучаствовать". При составлении заметки предусмотрены советы ГОСТ Р 6.

В посланиях употребляют последующие формы изложения: от первого личика многочисленного количества (подталкиваем на согласование, просим разглядеть) от первого личика единственного количества (прошу перечислить, считаю достаточным) от третьего личика единственного количества (банк не имеет возможности дать согласие, фирма не перечит). Как можнож начать либо просто корректно прописать начальнику? Здрасти! Пропишите по адресу бухгалтерии: Прошу выделить валютные средства на отправку образчиков продукции клиенту". Здрасти! Пропишите: Прошу Вас дать в отдел взаимосвязи информацию о руководителях структурных подразделений (ФИО, телефонный аппарат)". Иванов или же Иван Иванович Иванов? Здрасти! Принято от границы левого поля показывать название должности (сможет занимать немного строчек), поближе к правому полю показывают по образчику И.

Ежели послание имеет отказ, он обязан быть превосходно обоснован. Подскажите, как адекватно оформить казенную записку для увеличения квалификационного разряда моему труженику. В заголовочной доли послания печатаются последующие реквизиты: гиперссылка на регистрационный номер и дату документа (в случае если послание считается ответом) заголовок к слову, рассказанный одной тирадой. Здрасти! Можнож прописать: Прошу Вас оформить с 01. На основании повыше рассказанного, прошу Вас бросить бывший уровень заработной платы ст.

Послание переоформляют на нарочно созданном для данного вида документа бумаг формата. Удается база в электронном облике казенных записок отдела за год. Ns 238864 в рабочем вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого при участии адепта. На самом деле, официальные (казенные) послания обязаны быть оформлены на бумаг организации, который обязан содержать набор реквизитов, идентифицирующих творца послания .

Здрасти! Помогите, пожалуйста, прописать казенную записку для начальника торгового центра, в каком я тружусь. Общение вам пишется с великий или же малюсенькой буквы. В нем адресату традиционно гарантируется плата либо предоставление чего- или (места работы, проведения изысканий и т. Спасибо! Здрасти! Можнож прописать, к примеру, так: Прошу увеличить квалификационный разряд сварщику 3 разряда Петрову Александру Ивановичу по вопросу окончанием испытательного срока и сдачей квалификационного экзамена"

Образец служебной записки делопроизводство - delo-ved ru

Делопроизводство образец служебного письма. Оценка: 70 / 100 Всего: 9 оценок.

Другие новости по теме:

- Как написать рекомендательное письмо Образцы и примеры. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину .

- Продление действия срочного трудового договора на неопределенный срок. То ему следует предложить написать в этот день заявление о выходе на .

- ОБРАЗЕЦ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ ХОДАТАЙСТВА ЖАЛОБЫ В СУД. Продление трудового договора с иностранными гражданами при. С ними заключен срочный трудовой договор на срок действия разрешения на работу.

- Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не. Срок испытания может быть продлен на соответствующее количество дней. В случае если заявление работника об увольнении с работы по. 6) авторам изобретений, полезных м

Служебные письма

Андрей Нестеров. 5.11.2010

Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Составление текста служебного письма

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов.

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления документа. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например:

"Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".

Текст служебного письма составляется по определенным правилам.

Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрален.

В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения…", "тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена…", "В порядке исключения…", "В связи…", "В соответствии…" и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.

Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "О чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).

Виды служебных писем

Рассмотрим основные виды служебных писем . которые используются в современном делопроизводстве.

Служебные письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа").

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п. далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.

Пример сопроводительного письма

Направляем Вам "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г. предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Пример письма-приглашения

17-18 октября 2006 г. фирма "Метатехнология" и издательский дом "Открытые системы" проводят семинар "Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом". Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: …

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Пример информационного письма

АО "Бизнес-школа "Интел-синтез" подготовила к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: …

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п. далее излагаются какие-либо факты.

Пример письма-извещения

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.10.2006 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в ноябре, декабре 2006 г. и январе 2007 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например: "Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам."

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом "Напоминаем". Например: "Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2006 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2007. Просим Вас сообщить о состоянии работы."

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют обычно две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Пример гарантийного письма

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета № …в …

Источники: www.ksoft.ru, www.ekonomika-st.ru, img.wilma.ru, www.mramorok.ru, na55555.ru