Анкета лица, прибывшего в гостиницу

Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности. К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним. Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений. Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п. 4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные - в двух. После проверки личные документы возвращаются владельцам. Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

Дизайн форм документов первичного учета гостиница выбирает индивидуально на собственное усмотрение. При этом дизайн должен учитывать элементы собственного фирменного стиля гостиницы, сведений об обитателе и возможности как электронного, так и ручного заполнения документа. Если форма документа имеет, кроме печатного, еще и электронный вариант, оба должны быть выдержаны в едином стиле.

Цель использования конкретной формы обусловливает процедуру изготовления бланка данной формы:

- формы документов, используемые для оформления регистрации и расчетов с проживающим, должны быть изготовлены специализированным предприятием с учетом требований в отношении качества и дизайна

- формы документов, используемые только для внутреннего учета, могут быть распечатаны непосредственно на предприятии.

Номер (место) в гостинице предоставляется гражданам при наличии паспорта или документа, его заменяющего (военного билета, водительских прав), и заполненной анкеты проживающего. Гражданин, прибывший в гостиницу, заполняет анкету проживающего в одном экземпляре на основании документа, удостоверяющего личность, и передает портье (администратору) вместе с этим документом для регистрации. После регистрации документ возвращают владельцу, а анкету заносят в картотеку. Анкеты хранятся в службе приема и размещения гостиницы в период проживания гражданина в гостинице и в течение месяца с момента его выбытия из гостиницы, после чего их передают в архив, где хранят в течение года, а потом уничтожают по акту. Анкеты в картотеках размещают в алфавитном порядке.

Образец анкеты лица, прибывшего в гостиницу

Мы можем подготовить для Вас документы, подтверждающие оплату проживания в гостинице.

Вам нужны гостиничные квитанции . Тогда вы по адресу. У нас вы можете купить квитанции с гостиниц по всей России. Возможны разные комбинации, но главным, является кассовый чек . подтверждающий внесение наличных в кассу гостиницы. К нему обычно в дополнение подготавливается "Счет" установленного образца. По традиции многие считают, что это "Счет Форма-3Г" . но это не совсем так. Подробнее на тему: " Форма 3-г как таковая отменена." Хоть форму 3Г упразднили, многие гостиницы её используют до сих пор, и многие бухгалтера настаивают на её наличии.

Так же к кассовому чеку в дополнение могут быть выданы такие документы как "Счет-фактура" . "Акт выполненых работ(оказанных услуг)" .

1. Дата и время заезда (время обязательно)
2. Дата и время выезда
3. Дата и время по чеку ККМ.
4. Цена и количество суток
5. ФИО полностью.
6. Гостиница какого города?
7. В каком городе находитесь Вы?
8. И какие сроки на выполнение данной задачи?

Hotel edition

Сделать свою гостиницу любимым местом для гостей, - и любимым местом для работы! - помогут Вам Стандарты Обслуживания. Это Книга Стандартов сотрудника гостиницы, в которой объяснены все аспекты работы с гостями, руководством и коллегами. Это Ваш корпоративный стандарт радушия, заботы и внимания!

Книга Стандартов поможет вам организовать прием и обслуживание гостей в своей гостинице на стабильно высоком уровне. Это образец документов - на бумаге и на компакт-диске. Отредактировав его, Вы быстро сможете ввести новые стандарты в своем предприятии.

С помощью этих документов Вы сможете задать стандарты работы для всех сотрудников гостиницы и добиться их выполнения. Четко сформулированные правила сервиса и поведения во всех рабочих ситуациях нужны каждому отелю. Для того, чтобы требовать от служащих одинаково качественного сервиса, Вам нужно написать свои требования простым и понятным языком.

Наверное, каждый руководитель гостиницы начинал писать такие правила для своей компании. Возможно, ежедневная «рутина» мешала Вам закончить и систематизировать эту работу? Теперь Вам не нужно тратить много времени и сил - возьмите наши «Стандарты» за образец.

Откройте файлы в Microsoft Word с компакт-диска, и внесите коррективы, которые отразят специфику вашей гостиницы. Распечатайте получившийся документ и введите «Стандарты» приказом по предприятию. Если необходимо, примите экзамен на знание «Стандартов». Обяжите руководителей служб и подразделений контролировать соблюдение стандартов всеми сотрудниками. Результаты - довольные гости и позитивная рабочая атмосфера - не заставят себя ждать!

На сколько «звезд» расчитаны наши стандарты? Если вы давно в бизнесе гостеприимства, то знаете, что система классификации гостиниц описывает требования к помещениям, оборудованию и набор услуг. Наш пример Стандартов удовлетворит и отель, классифицированный на 3, 4 и 5 звезд, и уютную семейную гостиницу (для малых отелей есть специальная версия). В своем предприятии именно Вы задаете стандарты в соответствии с его уровнем. Поэтому вы изменяете документ для себя: упрощаете его или, наоборот, берете более высокую планку. Но, независимо от «звездности» гостиницы, Ваши гости ожидают встретить гостеприимный и четко работающий персонал. А Ваши сотрудники ждут от Вас ясных правил работы.

Поэтому нашими Стандартами уже воспользовались самые разные отели, от предприятий Управления делами Президента РФ до миниотеля «Юрьево Подворье» на 11 номеров в г. Вельск.

Также к Стандартам дополнительно мы прилагаем солидный пакет внутрифирменных положений и распорядков, которые увязаны в единую систему работы с персоналом - ознакомьтесь со списком приложений.

Еще Вы получите широко известный за рубежом доклад «Думайте о клубнике». Этот доклад, как «руководство по руководству», включен во многие учебники по гостиничному и ресторанному бизнесу в США и других странах.

Известно, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Просто посмотрите на оглавление Стандартов Обслуживания - и Вы увидите, что это наиболее полный комплект документов, который охватывает все элементы работы гостиницы. Общий объем документов - 282 страницы . и это не просто отдельные документы, а комплексная система. Сколько времени Вы сэкономите, если воспользуетесь готовыми Стандартами Обслуживания?

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение документа

1.2. Структура Компании и взаимоотношения сотрудников

2. ИСТОРИЯ, МИССИЯ, КОРПОРАТИВНЫЕ ЦЕННОСТИ

2.1. История отеля.

2.2. Миссия, ценности и приоритеты ОАО «Гостиница»

3. ПОЛОЖЕНИЯ И РУКОВОДСТВА КОМПАНИИ

4. СТАНДАРТЫ И РЕГЛАМЕНТЫ, УСТАНОВЛЕННЫЕ В ГОСТИНИЦЕ

4.1. Стандарты оформления документов в ОАО «Гостиница»

4.2. Правила телефонных коммуникаций

4.3. Этикет служебного поведения

4.4. Стандарт поведения в конфликтной ситуации в коллективе

4.5. Общие стандарты обслуживания гостей

4.6. Международные стандарты обслуживания

4.7. Стандарт поведения персонала гостиницы

4.8. Конфликтные ситуации. Жалобы гостей

4.9. Стандарт поведения в чрезвычайных ситуациях

4.10. Стандарты внешнего вида

5. СТАНДАРТЫ РАБОТЫ СЛУЖБ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

5.1. СЛУЖБА ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ

5.1.1. Стандарты обслуживания гостей

5.1.2. Процедура регистрации

5.1.3. Процедура выписки

5.1.4. Стандарт приема заявок на бронирование по телефону и при личном обращении гостя

5.1.5. Стандарт приема заявок на бронирование

по почте, по факсу

5.1.6. Стандарт приема и оформления заявок

на бронирование по безналичному расчету

5.1.7. Стандарт приема отказа от бронирования

5.1.8. Стандарт приема иностранных граждан

5.1.9. Стандарт размещения групп туристов

5.4.2. ОЗДОРОВИТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР

5.4.3. ШВЕЙЦАРЫ

5.4.3.1. Стандарт обслуживания гостей. Швейцар

5.4.3.2. Функциональные обязанности швейцара

5.4.3.3. Стандарт поведения швейцара

5.4.3.4. Стандарты внешнего вида швейцара

5.5. СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ

5.5.1. Охранник службы безопасности:

5.5.2. Процедура встречи и проводов посетителей в вестибюле гостиницы

5.5.3. Действия охранника в стандартных конфликтных ситуациях

5.5.4. Стандарт поведения охранника

5.5.5. Стандарты внешнего вида охранника

5.6. СТОРОЖ АВТОСТОЯНКИ

5.6.1. Стандарт работы и обслуживания

5.6.2. Стандарт поведения

5.6.3. Стандарты внешнего вида

5.7. ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ СЛУЖБА

5.8. АВТОТРАНСПОРТНАЯ СЛУЖБА

6. КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА

6.1. Прием на работу новых сотрудников

6.2. Оформление трудовых отношений

6.3. Порядок прохождения испытательного срока

7. СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ

1 - Основные положения кадровой политики

2 - Правила внутреннего трудового распорядка

3 - Положение об оплате труда и премировании работников ОАО «Гостиница»

4 - Положение о коммерческой тайне

5 - Положение о защите персональных данных работников

6 - Положение об обучении работников

7 - Порядок проживания в гостинице «Гостиница»

8 - Инструкция по санитарному содержанию помещений

9 - Квалификационные требования (профессиональные стандарты) к основным должностям работников гостиничного хозяйства

10 - План обучающих тренингов для работников гостиницы.

11.1 Индивидуальный план введения в должность.

11.2 Профессиональный профиль должности

11.3 Личный план развития

12 - Инструкция по оказанию первой помощи

13 - Стандарты оформления документов

14 - Информационная папка Гостя

15 - Ресторан. Стандарты Обслуживания

ДУМАЙТЕ О КЛУБНИКЕ - доклад

Здесь Вы можете загрузить выдержки из Стандартов Обслуживания. Вы сможете составить представление о содержании документов.

Версии отличаются количеством описанных служб и подразделений, а также подробностью регламентирования процессов. Так, в редакции "Hotel edition" в списке приложений вы найдете "Положение о коммерческой тайне" - это полноформатный документ с перечнем сведений КТ. В редакции "Малый отель" включена "Памятка о соблюдении коммерческой тайны" - документ на 1 страницу, которого будет достаточно в небольшой фирме.

Регистрация клиента гостиницы по прибытии

01 сентября 2010 | 23:23

Регистратору необходимо соблюдать все правила, связанные с регистрацией различных категорий поселяющихся. Правила регистрации разработаны в соответствии с законами РФ, постановлениями Правительства РФ, Правительства Москвы, Московской области, а также приказами МВД Российской Федерации.

В том случае, если гость согласен с условиями проживания, формой и порядком оплаты в гостинице. регистратор просит предъявить документы, дающие право на размещение в гостинице . Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта или военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя.

Военнослужащие (офицеры, прапорщики, мичманы) поселяются по удостоверению личности офицера. Солдаты, матросы, сержанты и старшины, проходящие военную службу по призыву или по контракту, поселяются по военному билету. Возможно поселение в гостиницу по удостоверению личности, выданному органами МВД. Российские паспорта нового образца, где нет прописки, являются недействительными. Возможно поселение по загранпаспорту, если гражданин направляется за рубеж и в Москве находится проездом. При возвращении на Родину можно остановиться в гостинице, предъявив загранпаспорт, в нем должна быть отметка КПП о пересечении границы.

Регистрация несовершеннолетних граждан, не достигших 14-летнего возраста, осуществляется на основании документов, Удостоверяющих личность находящихся вместе с ними родителей (усыновителей, опекунов) или близких родственников, а также свидетельства о рождении этих несовершеннолетних.

При поселении граждан РФ регистратор руководствуется Правилами регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту жительства в Москве и Московской области, утвержденными постановлением Правительства Москвы и Правительства Московской области от 26.12.1995 г. № 103043 в новой редакции (с внесенными изменениями и дополненными постановлениями Правительства Москвы и Правительства Московской области от 28.11.2000 г. № 947-147/37 и от 05.02.2002 г. № 101-1111/27/4).

Согласно этому документу при оформлении регистрации должны быть заполнены 2 экземпляра анкеты по форме № 5 на каждого регистрируемого человека.

Данная форма может быть заполнена как гостем, так и служащим отдела размещения. В том случае, если бланк заполняется сотрудником отеля, необходимо добиться личной подписи гостя на бланке. Если гость собственноручно заполнил форму, регистратору следует сверить заполненные сведения с данными документа, предъявленного гостем.

Анкеты должны быть заполнены разборчивым почерком, желательно без помарок и исправлений. Паспортные данные вносятся полностью. Типичная ошибка - отсутствие полной даты рождения, наименования органа выдавшего документ или указание неполного адреса места жительства, что в последующем вызовет нарекания контролирующих органов.

Первые экземпляры анкет по форме № 5 помещаются в действующую информационную картотеку прибывающих лиц. Анкеты раскладываются по алфавиту и хранятся в течение всего срока проживания клиента. Служащие группы приема и размещения в своей работе постоянно пользуются данными информационной картотеки, например, для передачи сообщений, различного рода информации, телефонного соединения с гостевыми номерами.

При отъезде на анкете проставляется дата фактического выезда гостя (до этого могли быть проставлены сроки продления проживания). Анкета изымается из действующей информационно-алфавитной картотеки и перемещается в архивную картотеку гостиницы. В ней анкеты раскладываются в алфавитном порядке и хранятся там не менее одного года, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Таким образом, если в этом есть необходимость, можно всегда получить сведения о проживающих или проживавших в гостинице тех или иных лицах. Часто с такими просьбами обращаются в гостиницу представители органов внутренних дел. Это бывает связано с розыском определенных людей или ведением какого-либо уголовного дела. Причем данным службам иногда бывает недостаточно только устной информации о проживании в гостинице интересующего их лица. Иногда им требуется реальная анкета с подписью проживавшего или официальная справка от гостиницы о подтверждении факта проживания того или иного лица. В любом из этих случаев персоналу службы приема и Размещения необходимо соблюсти некоторые формальности:

1. Иметь официальный запрос из соответствующей организации на имя руководителя гостиницы с просьбой поработать с архивной картотекой или предоставить необходимые сведения.
2. Иметь разрешение руководителя отеля или службы на просьбу представителей органов внутренних дел.
3. Проверить документы сотрудника МВД или других служб безопасности и записать данные документа.
4. Если необходимо временное изъятие анкеты - составить Акт о временном изъятии документа и оговорить сроки его возврата, проконтролировать возврат.
5. Согласовать все свои действия с руководителем службы, внося свой вклад в дело безопасности отеля и его гостей.

Вторые экземпляры анкет в течение 24 часов после их заполнения направляются гостиницей в Центральное адресное справочное бюро (ЦАСБ) РУВД Москвы. Эту работу чаще всего поручают курьеру или водителям гостиницы. В службе приема и размещения ведется специальный журнал учета регистрационных форм и передачи их в ЦАСБ, где указывается дата, количество передаваемых документов, регистратор ставит свою подпись. Сотрудник центрального справочного бюро при получении документов сверяет их количество, правильность заполнения, ставит свою подпись в журнале и возвращает его представителю гостиницы . Курьер обязан получить в ЦАСБ ЕУВД Москвы отметку должностного лица о приеме указанных анкет. Неряшливо заполненные, с недостающими анкетными данными регистрационные формы могут быть возвращены в отель с нареканиями в журнале в письменной форме. Предоставление учетных документов в адресно-справочную службу ЕУВД г. Москвы должно производиться гостиницей ежедневно. Регистратор обязан выдать гражданам России свидетельства о регистрации по месту пребывания.

Некоторые гостиницы обеспечивают россиян так называемой справкой о временной регистрации граждан в г. Москве (документ аналогичен свидетельству о регистрации по месту пребывания). Оба варианта документа о временной регистрации в Москве допустимы. Принципиальным является то, что и свидетельство и справка выписываются в двух экземплярах, один из которых вручается проживающему в отеле гостю, другой хранится в картотеках службы приема и размещения до отъезда гостя, а затем, так же как и анкета, переходит в архив гостиницы .

Гостей столицы предупреждают, что отсутствие у них паспорта, справки или свидетельства о регистрации в гостинице, карты гостя может стать поводом к их задержанию в городе со стороны правоохранительных органов. Справки и свидетельства о временной регистрации по месту пребывания действительны только при наличии печати предприятия размещения и подписи ответственного лица.

Регистрация осуществляется строго на срок проживания в гостинице. При досрочном отъезде свидетельство о временной регистрации по месту пребывания необходимо изъять, так как имеются случаи, когда поселение осуществляется только из-за регистрации.

Поскольку регистрация иногородних граждан в Москве является очень важным делом, то и к оформлению регистрационных документов в гостиницах и других предприятиях размещения следует относиться очень серьезно. Этот вопрос стал особенно актуальным в связи с актами терроризма, ростом уровня преступности. Сотрудники органов внутренних дел регулярно осуществляют проверки гостиниц на предмет соблюдения ими правил регистрации иногородних граждан. Организации, нарушающие эти правила, подвергаются взысканию в виде штрафа в размере 50 МРОТ в РФ. Те же нарушения, совершенные повторно в течение одного года после наложения предыдущего взыскания, влекут наложение штрафа в размере 100 МРОТ в РФ.

В начале &uarr Оглавление

Бухгалтерия не принимает в качестве подтверждающего документа за проживание в гостинице КВИТАНЦИЮ, с печатью, в которой

Голосование за лучший ответ

Мария Кленовская Профи (856) 3 года назад

Если нет КСА, то Вам должны были выдать квитанцию от приходного кассового ордера. Сам приходный КО является основанием для оприходования денег в кассу гостиницы, а квитанция от него - Вашим оправдательным документом.

Миланья Панамкина-Швондер Просветленный (44402) 3 года назад

Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме № 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней. Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — постановление № 359) эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года.

Тем не менее, некоторые гостиницы продолжают выписывать счета по форме № 3-Г. Может ли такой документ служить основанием для включения в расходы стоимости проживания? Ответ чиновников однозначный: нет, не может (письма Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400 и от 18.08.10 № 03-03-06/1/556). Ссылаясь на постановление № 359, специалисты Минфина отмечают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 Положения*, утвержденного постановлением № 359. При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами

из исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.

Выдержка из 2-го письма от 18.08.2009 -Гостиницы могут самостоятельно разработать бланк документа, который подтверждает прием денег за проживание. Важно лишь, что бы такой документ содержал обязательные реквизиты, оговоренные в действующем положении об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ. Вот они:

а) наименование документа, шестизначный номер и серия

б) наименование и организационно-правовая форма — для организации фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности)

г) ИНН, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю)

д) вид услуги

е) стоимость услуги

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты

з) дата осуществления расчета и составления документа

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя)

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Источники: biznes-prost.ru, www.kvitock.ru, www.videoseminars.ru, www.mygel.ru, otvet.mail.ru