Акт на списание представительских расходов

Подборка наиболее важных документов по запросу Акт на списание представительских расходов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты . Акт на списание представительских расходов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы . Акт на списание представительских расходов

Формы документов . Акт на списание представительских расходов

Форма: Акт о списании представительских расходов на официальный прием представителей (образец заполнения)

Судебная практика . Акт на списание представительских расходов

Представительские расходы. Оформляем бумаги

"Бухгалтерия и кадры", 2008, N 5

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ. ОФОРМЛЯЕМ БУМАГИ

Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы произвести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит - потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.

Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах

- транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно

- буфетное обслуживание во время переговоров

- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

Представительские расходы в налоговом учете - это нормируемые затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем 4 процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

Какие бумаги оформить.

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

- приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели

- смета представительских расходов

- первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.

- акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат)

- отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения

- дату и место проведения

- программу мероприятий

- состав приглашенной делегации

- состав принимающей стороны

- величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

Наша справка. По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

. и как это сделать

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности.

Подготовку соответствующих документов условно можно разбить на три этапа. Это оформление:

- общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы

- документов, связанных с конкретным мероприятием

- документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Этап первый: смета и приказ

Главный документ, оформляемый на первом этапе, - это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

- перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели

- порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы

- порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании. Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Образец приказа приведен на с. 44.

ООО "Энергостроймонтаж"

Приказ N 3

О представительских расходах ООО "Энергостроймонтаж"

на 2008 год

7 января 2008 г. г. Москва

1. Установить на 2008 г. следующие нормы представительских расходов:

Вид представительских расходов Расходы на одного

человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед,

Транспортное обслуживание до 800

Буфетное обслуживание во время переговоров

(включая напитки) до 600

Оплата услуг переводчиков (при приеме

иностранных делегаций):

- для руководителя делегации

- для членов делегации (из расчета 1 переводчик

на 5 человек) до 500

до 400

2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить представление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.

Директор ООО "Энергостроймонтаж" Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Этап второй, организационно-подготовительный

На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:

- о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров)

- о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. Образец такого приказа приведен на с. 45.

ООО "Энергостроймонтаж"

Приказ N 43

Об организации встречи с представителями компании "Кабельные сети"

12 июня 2008 г. г. Москва

В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:

1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 г. в помещении ООО "Энергостроймонтаж" переговоры с представителями ООО "Кабельные сети" по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 N 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО "Кабельные сети".

2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие с учетом участия в переговорах трех представителей с каждой стороны.

4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании "Кабельные сети" о месте и времени встречи.

Директор ООО "Энергостроймонтаж" Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов на проведение данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские цели. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Этап третий: отчет

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами. Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т.п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Продукция собственного производства и покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортной накладной, требования-накладной и т.п.). Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания), документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета "входного" НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг. Обратите внимание и на такой важный нюанс.

Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема.

Причем она может закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.

Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Дело в том, что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат. Образец отчета о проведенном мероприятии приведен на с. 46.

ООО "Энергостроймонтаж"

"Утверждаю"

директор ООО "Энергостроймонтаж"

Т.Г. Инокентьева

23 июня 2008 г.

Отчет

о проведенных деловых переговорах

1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 г. в помещении ООО "Энергостроймонтаж" состоялись переговоры с представителями ООО "Кабельные сети".

2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО "Кабельные сети".

3. В переговорах приняли участие:

Со стороны ООО "Энергостроймонтаж":

Т.Г. Инокентьева, О.В. Григоренко, Е.Н. Воскресенский.

Со стороны ООО "Кабельные сети":

А.В. Алексеев, О.О. Мирошниченко, Г.П. Петросян.

4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.

19 июня 2008 г.

9.00 - 12.00 Переговоры

14.00 - 17.00 Осмотр складских и торговых помещений ООО

"Энергостроймонтаж", ознакомление участников

переговоров со схемой и процессом продаж

20 июня 2008 г.

9.00 - 12.00 Переговоры

14.00 - 17.00 Официальный обед и заключительный прием по поводу

состоявшихся переговоров

Коммерческий директор

ООО "Энергостроймонтаж" Воскресенский Е.Н. Воскресенский

Наша справка. Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

- наименование документа

- дату составления документа

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

- личные подписи указанных лиц.

ПОЛОЖЕНИЕ

о представительских расходах ____________

Настоящее положение «О представительских расходах ___________________ (далее по тексту «Положение» разработано в соответствие с Налоговым кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления, списания представительских расходов _________ и их учета для целей налогообложения.

1. Общие положения о представительских расходах

1.1. Представительскими расходами _________ являются расходы _________ на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также прием членов Совета и Попечительского совета ______, не являющихся работниками ______, прибывших для участия в заседании указанных органов ______, независимо от места проведения указанных мероприятий.

1.2. К представительским расходам относятся расходы _________:

· на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц ______, участвующих в переговорах

· транспортное обеспечение доставки вышеуказанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно

· буфетное обслуживание во время переговоров и совещаний

· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате ______, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

1.3. Официальный прием - мероприятие, направленное на установление или поддержание партнерских отношений, а также подписание договоров, соглашений о сотрудничестве, иных документов, проводимое с участием официальных лиц сторонней организации.

1.4. Официальные лица - представители организации:

· лица, входящие в состав делегации организации, участвующей в переговорах

· должностные лица, которым в соответствие со служебными полномочиями предоставлено право проведения переговоров либо подписания договоров и соглашений о сотрудничестве либо инициирования подписания таких договоров и соглашений, а также лица, непосредственно курирующие реализацию заключенных договоров и соглашений

· физические лица, которым право на подписание договоров, соглашений, дополнительных соглашений, протоколов разногласий и иных гражданско-правовых и процессуальных документов от имени представляемой организации предоставлено на основании доверенности, выданной руководящими органами такой организации.

1.5. В смысле настоящего Положения помимо директора ______, действующего на основании устава, официальными лицами _________ являются лица, занимающие должности _________.

К официальным лицам _________ могут быть отнесены в пределах их компетенции также руководители ______, а также иные должностные лица ______, ответственные за прием и обслуживание официальных делегацией.

Список официальных лиц _________ устанавливается приказом, ежегодно утверждаемым директором _________.

В случае необходимости к участию в конкретном мероприятии могут привлекаться работники ______, выполняющие вспомогательные функции (референты, юристы, переводчики), перечисленные в программе конкретного мероприятия, утверждаемой в порядке, предусмотренной настоящим положением, и приравниваемые к официальным лицам _________ на период проведения конкретного мероприятия.

1.6. Организации - юридические лица, вне зависимости от формы собственности и гражданства регистрации, а также органы государственной власти и управления, и судебные органы, осуществляющие сотрудничество с _____________ по направлениям ее уставной деятельности либо планирующие осуществление такого сотрудничества в будущем.

2. Порядок формирования представительских расходов

2.1. Источником формирования представительских расходов являются средства, полученные ________ от предпринимательской и иной, приносящий доход, деятельности.

2.2. __________ самостоятельно определяет порядок проведения представительских мероприятий.

2.3. Формирование размера средств, относимых на представительские расходы, осуществляется в соответствии с Плановой сметой представительских расходов _________ на текущий календарный год, являющейся составной частью Сметы доходов и расходов по внебюджетной деятельности _________.

Порядок и сроки составления Плановой сметы, а также порядок и сроки предоставления структурными подразделениями, осуществляющими деятельность на правах факультетов, предложений о включении в Плановую смету планируемых представительских расходов осуществляется в порядке, установленном Финансовым директором _________.

2.4. Нормативы предельных размеров представительских расходов устанавливаются по представлению финансового директора приказом директора _________.

3. Порядок получения и использования средств

3.1. Перед проведением представительских мероприятий, связанных с произведением представительских расходов, лицо, на которое возложена обязанность по подготовке такого мероприятия готовит в произвольной форме Программу проведения мероприятий с указанием следующих сведений:

· Наименования организаций - участников

· Программа мероприятия

· Количество официальных представителей от организации

· Список официальных лиц __________ и иных работников __________, направляемых для выполнения вспомогательных функций

· Дата и время проведения мероприятия

· Место проведения. Местом проведения мероприятий может являться как территория __________, так и пункт общественного питания и иное место, за исключением офиса организации

· Ф.И.О. и должность лица, на которое возложена обязанность по подготовке мероприятия

· Источник финансирования и размер представительских расходов.

3.2. Указанная в пункте 3.1. программа представляется на утверждение директора __________ либо зам.директора, курирующего финансовые вопросы, за подписью официального лица __________, инициировавшего проведение мероприятия либо отвечающего за его проведение.

В случае, если услуги по обслуживанию представительских мероприятий оказываются сторонними организациями (далее «исполнителями»), официальное лицо, ответственное за проведение такого мероприятия вместе с программой проведения мероприятий, может предоставить договор на оказание таких услуг и счет на выплату исполнителю авансового платежа, если это предусмотрено договором.

3.3. Утвержденная программа мероприятия является основанием для предоставления указанному официальному лицу денежных средств на оплату представительских расходов, а также на оплату счета, выставленного исполнителем.

3.4. Оплата представительских расходов может производится как наличными, так и безналичными денежными средствами.

3.5. По окончании мероприятия официальным лицом __________ составляется акт о проведении мероприятия и отчет, подтверждающий фактически произведенные расходы, с приложением к нему первичных оправдательных документов, составленных по форме установленного образца.

3.6. Акт, отчет и первичные документы, а также неизрасходованные денежные средства подлежат представлению в бухгалтерию __________ в течение 3-х дней с даты окончания мероприятия.

4. Порядок учета представительских расходов

Представительские расходы, подтвержденные документально в порядке установленном настоящим Положением, подлежат отнесению на себестоимость соответствующих услуг.

Иные расходы, связанные с проведением представительских мероприятий, а также расходы, в размерах, превышающих установленный норматив, осуществляются за счет средств, остающихся после налогообложения.

Документ. Представительские расходы

Представительские расходы

Традиционно в Украине под словосочетанием "представительские расходы" подразумеваются расходы предприятия на организацию приемов для проведения деловых переговоров, а также организацию презентаций и праздников. Несмотря на традиционность данного понятия, единственным нормативным документом, содержащим определение термина "представительские расходы", их состав и требования к документальному оформлению, является Приказ Министерства финансов Украины и Министерства экономики Украины "Об утверждении норм денежных средств на представительские расходы, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядок их расходования" от 12.11.93 г. № 88 с изменениями и дополнениями (далее - Приказ № 88), изданный еще 12.11.93 г. Необходимо отметить, что несмотря на "возраст" и некоторые юридические коллизии, данный приказ действует и поныне в части, не противоречащей действующему законодательству, что косвенно подтверждается и письмами различных ведомств. В частности, к таким письмам относится Письмо Государственного казначейства Украины от 18.01.2002 г. № 07-07/92-353 и Письмо Министерства экономики и по вопросу европейской интеграции Украины от 24.07.2002 г. № 68-34/522, в которых содержатся ссылки на данный приказ.

Рассмотрим подробнее аспекты, которые необходимо знать предприятию для правильного документального оформления и отражения в учете представительских расходов.

Определение и состав представительских расходов

Представительские расходы - это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, а также представителей других предприятий, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установки и поддержки взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью.

К представительским расходам относятся:

1) расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей

2) расходы на транспортное обеспечение мероприятия (например, расходы на оплату проездных билетов, аренда легкового автотранспорта и пр.)

3) расходы, связанные с культурной программой, входящей в состав основного мероприятия (например, стоимость входных билетов, расходы по обслуживанию экскурсовода и т. д.)

4) буфетное обслуживание во время переговоров (чай, кофе, услуги обслуживающего персонала и пр.)

5) оплата услуг переводчика, не состоящего в штате предприятия

6) оплата и бронирование номеров в гостиницах.

Документальное оформление

Основанием для отнесения расходов в состав представительских являются правильно оформленные первичные документы, утвержденные должностными лицами предприятия, в которых должны быть указаны:

- дата, место и программа проведения деловой встречи (приема)

- приглашенные лица

- представители предприятия, которые принимают делегацию

- размер расходов (смета).

Кроме вышеперечисленных документов необходимо наличие распорядительного документа (приказа), в котором оговаривается круг лиц, имеющих отношение к приему представителей других предприятий по вопросам коммерческой деятельности. Следует отметить, что такая встреча должна быть запланирована заранее, чему желательно иметь письменное подтверждение.

Например, при планировании официального приема (или другого мероприятия) состав первичных документов может выглядеть следующим образом:

1) приказ (распоряжение) о проведении официального приема (или другого мероприятия), подписанный руководящими лицами с указанием даты, места и ответственных за проведение мероприятия лиц

2) утвержденная руководителем программа официального приема (или другого мероприятия)

3) утвержденная руководителем смета расходов

4) приглашения, направленные представителям других организаций

5) отчет о фактических расходах с приложенными подтверждающими расходы первичными документами.

Т. е. документальное отражение хозяйственных операций, связанных с представительскими расходами, может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых форм или специализированных форм, таких как идентификационный код предприятия (учреждения), номер документа, основание для осуществления операций (например, приказ №, дата) и т. д.

Кроме того, поскольку оформление представительских расходов осуществляется документами, которые предприятие издает самостоятельно (кроме подтверждающих документов сторонних обслуживающих предприятий), необходимо обратить внимание на следующий аспект.

В соответствии с Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 г. № 996-XIV первичный документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

- название документа (формы)

- дату и место составления

- название предприятия, от лица которого составлен документ

- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции

- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления

- личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Пример 1. Документальное оформление мероприятия по организации официального приема

Исходные данные:

1) с целью исследования рынка сбыта отделом маркетинга предприятия была запланирована официальная деловая встреча с возможными партнерами

2) бюджетом (сметой) на данное мероприятие была предусмотрена сумма 2 000 грн.

Документальное оформление планируемого мероприятия

1. Приказ (распоряжение) о проведении официального приема, подписанный руководящими лицами с указанием даты, места и ответственных за проведение мероприятия лиц

Образец

С целью исследования рынка сбыта и расширения партнерских (деловых) связей приказываю:

1. Организовать (дата, место проведения) официальную деловую встречу с возможными деловыми партнерами (указать предприятия) по вопросам (указать вопросы, планируемые к рассмотрению на данном мероприятии).

2. Назначить следующих ответственных за проведение деловой встречи (указать Ф. И. О. лиц, которые будут принимать участие во встрече).

3. Разработать и подать на утверждение программу мероприятия (указать Ф. И. О. ответственного лица).

4. Назначить следующих ответственных за организацию и решение сопутствующих хозяйственных вопросов (указать Ф. И. О.) согласно разработанной программе.

5. Главному бухгалтеру (указать Ф. И. О.) на основании утвержденной программы составить и подать на утверждение смету расходов.

2. Программа проведения деловой встречи

Образец

1. Направление официального приглашения гостям (дата, время).

2. Аренда помещения для проведения официального мероприятия (дата, время).

3. Встреча прибывших гостей на автовокзале и перевозка к месту проживания транспортом предприятия (дата, время).

4. Размещение в гостинице (дата, время).

5. Транспортная доставка гостей к месту деловой встречи (дата, время).

6. Проведение деловой встречи (буфетное обслуживание: чай, кофе, безалкогольные напитки) (дата, время).

7. Ужин в ресторане (дата, время).

8. Транспортная доставка гостей в гостиницу (дата, время).

9. Завтрак (дата, время).

10. Культурная программа (экскурсия по городу) (дата, время).

Проводы гостей (дата, время).

Документальное оформление представительских расходов

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 6

Документальное оформление представительских расходов

Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как "отшумит веселье".

Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.

Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

Разумные принципы

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).

Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

С одной стороны, это действительно преимущество. Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.

2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.

3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.

4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.

5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.

7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.

8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.

9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.

10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:

- название документа

- дата составления

- наименование организации, которой составлен документ

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

- дату деловой встречи или приема

- место проведения этого мероприятия

- программу мероприятий

- состав участников со стороны организации и представителей другой организации

- цель проведения мероприятия

- сумму предполагаемых расходов.

По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией - партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера. Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:

1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.

2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.

3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.

4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

- заключенными договорами

- подписанными контрактами, протоколами о намерениях

- деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий кадровый работник - организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.

Эти продукты списываются на основании:

- товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12

- накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

2. Транспортное обеспечение участников приема.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

- двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком

- счет на оплату транспортных услуг

- счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг

- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии

- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

3. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

- счетами

- договорами на оказание услуг

- заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

5. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Источники: www.consultant.ru, www.vkaznu.ru, achadidi2.narod.ru, consultant.parus.ua, hr-portal.ru