Акт приема-передачи трудовых книжек

Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта приема-передачи трудовых книжек имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них N 4

Москва 29.05.2009

Утверждаю

Директор ООО Луч

Иванов

-- И.И. Иванов

29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передаются, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши в них:

--T-----T---------T---------¬

¦ N ¦Фамилия, имя,¦ Серия и номер бланка ¦ Примечания ¦

¦ п/п¦ отчество ¦ трудовой книжки, ¦ ¦

¦ ¦ владельца ¦ вкладыша в нее ¦ ¦

+--+-----+---------+---------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+--+-----+---------+---------+

¦ 1 ¦Афанасьева ¦Трудовая книжка серия ¦Трудовая книжка находится ¦

¦ ¦Ольга ¦АТ-IV N 5858599 ¦в ветхом состоянии ¦

¦ ¦Ивановна ¦Вкладыш в трудовую книжку ¦ ¦

¦ ¦ ¦серия ВК N 6080013 ¦ ¦

+--+-----+---------+---------+

¦ 2 ¦Балабанов ¦Трудовая книжка ¦Невостребованная трудовая ¦

¦ ¦Виктор ¦серия АТ-V N 2992992 ¦книжка работника, ¦

¦ ¦Петрович ¦ ¦уволенного 15.01.2008 ¦

+--+-----+---------+---------+

¦ 3 ¦ ¦ ¦ ¦

+--+-----+---------+---------+

¦ 84 ¦Черыков ¦Трудовая книжка ¦В трудовой книжке ¦

¦ ¦Дмитрий ¦серия ТК N 0252521 ¦отсутствует запись ¦

¦ ¦Васильевич ¦ ¦о переводе на другую работу¦

+--+-----+---------+---------+

¦ 85 ¦Шикарова ¦Трудовая книжка ¦ ¦

¦ ¦Нелля ¦серия ТК N 1991991 ¦ ¦

¦ ¦Никитична ¦ ¦ ¦

L--+-----+---------+----------

Итого трудовых книжек - 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них - 14. Всего трудовых книжек и вкладышей в них - 99.

Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

-----T---T---T-------T----T---¬

¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦

+----+---+---+-------+----+---+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+----+---+---+-------+----+---+

¦Трудовая ¦ТК ¦1234567 ¦Вкладыш в трудовую ¦ВК ¦0123456 ¦

¦книжка +---+---+книжку +----+---+

¦ ¦ТК ¦4567890 ¦ ¦ВК ¦4567890 ¦

L----+---+---+-------+----+----

Итого бланков трудовых книжек - 2 бланков вкладышей - 2.

Всего бланков - 4.

Сдала Приняла

Бухгалтер Специалист по кадрам

Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова

Акт передачи трудовых книжек

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

В обязательном порядке указываются должности и фамилии лиц, между которыми проводится процедура приема-передачи. Для отражения количества пустых бланков трудовых книжек в акте предусмотрена специальная графа.

Приказом по предприятию созывается комиссия, цель которой – засвидетельствовать процесс передачи документов и подтвердить его правильность. Все члены комиссии и участники процедуры ставят свои подписи на акте приемки-передачи, после чего документ заверяется печатью.

Образец бланка акта передачи трудовых книжек скачать (Размер: 30,0 KiB | Скачиваний: 1 915)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Как происходит процесс передачи трудовых книжек сотрудников

Содержание статьи

Трудовая книжка, как и паспорт, – незаменимый документ каждого человека. Этот учетный регистр также имеет свою форму заполнения, правила заполнения и хранения, передачи между субъектами. Передача трудовых книжек может происходить в нескольких видах. Самые распространенные из них:

Что представляет собой акт приема-передачи трудовых книжек и как правильно его оформить

Этот документ должен быть составлен, когда один кадровый работник получает должность и полномочия другого. В такой ситуации руководство должно в предусмотренные законом сроки издать приказ о соответствующей замене сотрудника, ответственного за заполнение, оформление и сохранность трудовых книжек сотрудников организации или предприятия.

В соответствии с основными положениями приказа новый уполномоченный работник отдела кадров после вступления в силу вышеупомянутого локального акта перенимает на себя ответственность и все обязанности своего предшественника.

Акт передачи трудовых книжек состоит из составных частей, в которых указывают:

На сегодняшний день, к сожалению, система нормативно-правовых актов трудового законодательства РФ не содержит в себе основных рекомендаций относительно проведения процедуры приема-передачи трудовых книжек. Тем не менее, на практике утвердились определенные правила ее организации.

Передача трудовых книжек по акту выглядит следующим способом:

1. Создается специальная комиссия, ответственная за грамотное и соответствующее закону проведение процедуры и составления акта передачи трудовых книжек.
2. Проверяются все документы. Уполномоченным лицам комиссии следует также проверить правильность оформления имеющихся документов.
3. Комиссия обязана проверить и отсутствие необходимых документов. Для этого отдельной группой сотрудников составляется перечень документов, которые в обязательном порядке должны храниться на предприятии.
4. Самый сложный этап – правильно оформить акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них. Процедуру составления столь важного документа организации считают самой сложной, потому что необходимо учитывать всю информацию и детали.

Во время передачи трудовой книжки на руки сотруднику акт не составляется. Если сотрудник согласен с фактом увольнения, он должен написать заявление о выдаче кадровой службой своей трудовой книжки и всех имеющихся вкладышей в трудовую. Если же сотрудник не согласен с решением начальства о его увольнении или считает такие действия противозаконными, то в таком случае имеет место создание специальной комиссии, которая должна составить необходимый акт и вынести свое объективное решение по этому вопросу. Более того, все мероприятия, касающиеся передачи, приема и выдачи трудовых документов, должны быть зафиксированы в книгах учета движения бланков трудовых книжек на предприятии.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся в кадровом отделе организации, таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в рамках передачи дел кадровому сотруднику. В акте обязательно приводится перечень передаваемых трудовых книжек с указанием ФИО владельца книжки, наличия или отсутствия вкладышей, а также состояния трудовой книжки. Бланки трудовых книжек также подлежат передаче и отмечаются в акте, который составляется в присутствии специально назначенной комиссии и скрепляется подписями членов комиссии и заинтересованных сторон. В акте указываются ФИО и должности стороны, которая передает книжки и сотрудника, который принимает.

Поскольку обязанность по учету и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя (п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках»), новый работник, ответственный за ведение, должен получить трудовые книжки и их бланки в соответствии с соответствующим документом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек . включая невостребованные уволенными работниками. Составление акта очень важно, это позволит провести учет имеющихся, выявить отсутствующие и снять с нового сотрудника ответственность за отсутствующие ранее трудовые книжки.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним должен содержать полный перечень документов с указанием следующих сведений:

В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков и вкладышей в них.

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в соответствии со ст. 686 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Этот документ используется в следующих процедурах:

Источники: biznes-prost.ru, mirblankov.ru, opersonale.ru, btimes.ru, www.quickdoc.ru