заявления на подотчет

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста,предъявляла ли кому-то из вас ФНС претензии при проверке кассовой дисциплины при отсутствии заявления на выдачу денег под отчет?

Положение 373-П

4.4. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Заявление на выдачу в подотчет: как напишете, так и получите

В хозяйственной жизни любой фирмы встречаются ситуации, когда приходится выдавать деньги работникам на какие-то нужды: купить расходные материалы, отремонтировать технику, съездить в командировку и т.д. Расходный кассовый ордер на получение денег из кассы на хозяйственные нужды и командировки составляется только после подписания руководителем заявления сотрудника.

И если раньше для выдачи наличных было достаточно только подписей руководителя и главбуха на бланке РКО, то с введением нового Положения о кассовых операциях наличие заявления от работника стало обязательным. Как написать такое заявление и что в нем указывать?

Обязательное заявление

Получение денежных средств в подотчет согласно новому Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" возможно только при наличии заявления от работника.

Для получения наличных работник пишет заявление на выдачу в подотчет в произвольной форме, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. Например:

Директору ООО «Ромашка»

Ландышеву Л.Л.

от менеджера

Нарциссова Н.Н.

Заявление

Прошу выдать мне денежные средства в подотчет в сумме 3000 руб. 00 коп.  на 10 календарных дней на приобретение канцелярских товаров.

18.07.2014 г.        Нарциссов       Н.Н.Нарциссов

После рассмотрения просьбы работника руководитель (или уполномоченное им лицо) пишет на заявлении:

- сумму, которая будет выдана работнику

- срок, на который выдаются денежные средства

- подпись и дата.

Для того чтобы каждый раз при необходимости выдать деньги не диктовать работнику текст заявления, целесообразно утвердить бланк заявления как приложение к Положению о расчетах с подотчетными лицами .

Если подотчетник – директор

А как быть, если лицо, которому необходимо выдать деньги под отчет – директор? Может ли он одновременно писать заявление и подписывать его? Ответ на этот вопрос Положение по кассовым операциям не содержит. Нет в нем и оговорок, когда заявление не составляется.

С одной стороны заявление на выдачу должен визировать руководитель (п. 6.3 Указа), тогда получается, что он сам просит и сам разрешает. В таком случае логичнее было бы составить приказ или распоряжение, в котором прямо написать, например: приказываю выдать директору Ландышеву Л.Л. денежные средства в сумме 3000 руб. на приобретение принтера на срок 10 календарных дней.

С другой стороны Положение не предусматривает составление РКО на основе приказа, в нем указано только заявление, никаких исключений нет, в том числе и для самого руководителя. Поэтому логичен вывод, что руководитель, также как и остальные сотрудники, должен писать заявление. Кроме того, по трудовому законодательству, директор одновременно и руководителем, и работником. То, что он будет сам визировать свое заявление, может и выглядит нелепо, но ошибкой точно не является.

Такая ситуация может разрешиться проще в крупной компании, где принятие решения о выдаче денег в подотчет делегировано другому лицу, например, финансовому директору. Поэтому заявление пишет директор, а визирует – финансовый директор.

После того как заявление на выдачу в подотчет подписано, составляется расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление как оправдательный документ.

О таком важном документе как Положение о подотчете, прочитайте здесь. Как правильно заполнить авансовый отчет, смотрите тут .

А что думаете вы об обязательности заявления? Перестраховка ли это или лишняя бюрократия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег из КАССЫ в ПОДОТЧЕТ. Расчеты с подотчетными лицами

КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ. ПРИМЕР бланка формы в Word

НОВОЕ!

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ 2014 - книга расчет лимита приходный расходный ордер. Даются разъяснения про кассовые операции 2014 согласно нового указания Центрального Банка России № 3210-У. Описано ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ. Приведены бланки приходного и расходного кассового ордера.

Согласно п 4.4. ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С БАНКНОТАМИ И МОНЕТОЙ БАНКА РОССИИ НА ТЕРРИТОРИИ РФ, утв. ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Примерная Форма бланка заявления на выдачу денег в подотчет

Генеральному директору ООО «КОНЭКС»

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне аванс в подотчет в сумме 10 000 ( Десять тысяч ) руб. 00 коп. на срок 30 календарных дней

1. Командировочные расходы - 7000 руб.

2. Хозяйственные расходы - 3000 руб.

21 мая 2012 г. ____________________ Иванов И.И.

Руководитель не выпускает приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет. Сейчас необходимо каждый раз писать заявление на выдачу денег в подотчет. И на каждом заявлении должна быть подпись руководителя.

Поскольку расходный кассовый ордер на выдачу денег в подотчет оформляется на основании Заявления, то это документ должен быть приложен к РКО.

Наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет выдаются согласно письменному заявлению на выдачу денег в под отчет.

Заявление от подотчетного лица: образец и рекомендации

Каждый раз при выдаче подотчетных денег требуется оформлять специальное заявление сотрудника (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Обойтись без этого документа можно, только если для таких расчетов в компании оформлена корпоративная карта. Во всех остальных случаях заявление на подотчет обязательно - на практике без него инспекторы штрафуют компании за нарушение кассовых правил.

Чтобы сотрудники каждый раз не сочиняли сами, что писать в заявлении, удобнее сделать для них единый шаблон и подробную инструкцию. В ней можно прописать, какие документы нужно получить от поставщиков товаров или услуг и включить в авансовый отчет, а также в какие сроки отчитаться.

Ниже мы привели готовый образец заявления подотчетного лица с учетом ловушек, которые часто встречаются в этом документе.

Бывают ситуации, когда деньги из кассы берет генеральный директор и ему оформляют подотчет. Хотя какие-либо товары или услуги для компании руководитель потом не приобретает. И в этом случае тоже нужно заявление от подотчетного лица. Исключений Положение № 373-П не делает. Некоторые компании вместо подотчета оформляют директору премию или выплачивают дивиденды (если руководитель является учредителем и организация работает с прибылью). Тогда директору каждый раз не приходится составлять заявление на выдачу денег и отчитываться за подотчет.

1. Деньги выдали сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет

Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П). И в действующих правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Поэтому некоторые компании считают, что нет ничего страшного, если выдать деньги работнику, который не сдал отчет по ранее полученным суммам. Но это не так.

На практике налоговики штрафуют компании на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ), а директора - на сумму от 4000 до 5000 руб. По мнению ревизоров, раз компания неправомерно выдала средства, значит, она нарушила порядок хранения наличных. Вдобавок к этому складывают выданные деньги и остаток в кассе. Если оказывается, что общая сумма больше кассового лимита, то компании опять же грозит административная ответственность Хотя в суде этот штраф обычно удается оспорить (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г. № 09АП-34612/2012).

Также налоговики могут доначислить НДФЛ на том основании, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом. Тем более что такую позицию поддержали судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12). А чиновники ФНС России недавно разослали это решение судей в инспекции (письмо ФНС России от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263).

Правда, тут была ситуация, когда директор несколько лет составлял авансовые отчеты, не прикладывая подтверждающие документы, и компания никакие товары по ним не приходовала. Но не исключено, что выводы судей инспекторы будут применять, даже если просрочка незначительна.

Как избежать проблем: Безопаснее всего отслеживать сроки расчетов с подотчетниками, даже если просрочка с авансовыми отчетами несущественна. Для этого в заявлении на подотчет бухгалтерия может сразу сделать отметку, есть задолженность или нет. Зависшие суммы с согласия работника можно удерживать из зарплаты. При этом приказ об удержании подотчетных сумм нужно составить в течение месяца после того, как прошел срок возврата аванса (ст. 137 ТК РФ).

2. В заявлении нет срока, на который выдали деньги

На заявлении подотчетника директор (или уполномоченный им сотрудник) должен от руки написать сумму, срок, на который выданы деньги, поставить дату и подпись (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П). Но в некоторых компаниях срок не пишут, считая, что за это нет никакой ответственности. Но в таких ситуациях налоговики опять-таки считают, что компания выдала деньги с нарушением кассовых правил, и штрафуют на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Штраф часто удается отменить в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 мая 2013 г. № 09АП-11841/2013-АК). Но не всегда. У инспекторов есть дополнительный аргумент - если срок не установлен подотчетник должен вернуть деньги в тот же день, когда получил их из кассы.

К примеру, компания выдала наличные деньги 16 января. В подотчетном заявлении срок не указан. На следующий день бухгалтер выдал этому подотчетнику еще одну сумму. Отчет по авансу, полученному 16 января, работник не составил.

Получается, что в данной ситуации у компании сразу два нарушения кассовых правил: неправильно оформлено заявление от подотчетного лица и деньги выданы работнику, который не сдал авансовый отчет по предыдущим полученным суммам. Не исключено, что судьи в этом случае поддержат налоговиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013).

Как избежать проблем: Безопаснее, чтобы директор (или уполномоченный им сотрудник) указывал на заявлении срок, на который выданы наличные деньги. А если компания раньше не фиксировала эти данные, можно дооформить документы за последние два месяца. То есть за период, в течение которого инспекторы могут привлечь компанию к ответственности (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

3. Заявление завизировал не директор

Заявление о выдаче денег должен завизировать руководитель (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П). Если директор отсутствует, документы вправе заверить главбух. Некоторые заблуждаются, что сотрудники бухгалтерии или замы директора могут согласовывать подотчет без доверенности. В таких случаях возможны претензии налоговиков. То есть штраф в сумме до 50 000 руб.

Как избежать проблем: Безопаснее составить доверенность, на основании которой визировать документы сможет, например, главбух или замдиректора (п. 1.2 Положения № 373-П). При этом для контроля за расходами можно установить максимальную сумму, свыше которой выдачу наличных денег будет разрешать только руководитель.

Как оформить заявление на выдачу денег под отчет директору и работникам

теги:

Стало проще оформить заявление на выдачу денег под отчет. С 1 июня правила изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

Мы составили два образца заявлений на выдачу денег под отчет: одно - для всех работников (см. образец 1), другое - для директора (см. образец 2).

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

Наведите мышкой на картинку, чтобы увидеть важные реквизиты заявлений.

Источники: forum.infostart.ru, pommp.ru, www.assessor.ru, otchetonline.ru, www.gazeta-unp.ru