Журнал учета счетов-фактур

UPDATE!

С 01 октября 2014 года Правительство РФ приняло постановление о новой форме журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Образец формы можно скачать ниже.

------------------------------------------------------

Правительство РФ 26.12.2011 приняло поставновление № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Теперь у журнала учета полученных и выставленных счетов фактур есть утвержденная форма. Журнал представлен в двух частях из выставленных и полученных счетов фактур, когда ранее для этого заводилось два журнала.

Образец заполнения журнала счетов фактур

Организации-продавцы отвечают за сохранность счетов-фактур выставленных покупателям, обязаны вести их учет и регистрацию в соответствующем журнале.

Обязателен хронологический порядок регистрации, соответствующий выставлению счетов. Журнал необходимо прошнуровать и пронумеровать.

Срок, на протяжении которого полагается хранить журнал учета и счета-фактуры – 5 лет от даты их выставления.

Форма документа не утверждена законодательно. Решение налогоплательщика сшивать счета – фактуры за некоторый период (возможно, за налоговый период) и назвать эту подшивку журналом, не будет ошибочным.

Порядок заполнения

1. При выставлении, счету – фактуре присваивается номер, согласно очередности записей журнала.
2. В оглавлении журнала нужно отразить данные счета-фактуры.
3. Второй экземпляр счетов-фактур необходимо подшить в журнале учета.
4. При необходимости начислений сумм НДС в бюджет, показатели счетов-фактур можно перенести в книгу продаж .

Бланк журнала учета счетов-фактур с 01 октября 2014 года скачать (Размер: 44,0 KiB | Скачиваний: 3 141)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Часть 2. Полученные счета-фактуры

скачать бланк в формате Word, rtf

скачать бланк в формате Excel, xls

скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, ведется за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, и лицами, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии, агентских договоров.

Журнал состоит из двух частей - части 1 "Выставленные счета-фактуры" и части 2 "Полученные счета-фактуры".

[1] Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 г. N 1137 (в ред. от 30.07.2014 N 735) "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость"

Журнал учета выставленных счетов-фактур

Организации-продавцы помимо сохранности выставленных покупателям счетов-фактур. обязаны вести их регистрацию и учет в соответствующем журнале.

Регистрация должна вестись в хронологическом порядке по мере выставления счетов.

выставленных счетов-фактур

Журнал должен быть прошнурован и пронумерован. Счета-фактуры необходимо хранить вместе с журналом в течение пяти лет с даты их выставления.

Форма документа законодательно не установлена. Поэтому, если налогоплательщик просто будет сшивать счета за определенный период (например, за налоговый период) и назовет эту подшивку журналом, это не будет ошибкой.

Порядок работы с журналом следующий:

1) при выставлении счета-фактуры ему присваивается соответствующий номер согласно журналу

2) данные из счета-фактуры отражаются в оглавлении журнала

От первички до отчетности

Предыдущие уроки мы посвятили знакомству с первичной документацией по учету запасов, ее назначением и порядком оформления. Напомним, что в соответствии со статьей 9 Закона Украины О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине от 16.07.99 г. №996-ХіV основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты свершения хозяйственных операций. В связи с этим значение первичных документов для бухгалтерского учета трудно переоценить, и мы в этом убедились. Именно по этой причине первичные документы, как правило, имеют типовую форму и утверждаются Минстатом, Минфином и т. д.

Кроме первичных документов, также строго определены и утверждены формы финансовой и налоговой отчетности. Бухгалтер не имеет права использовать не утвержденные бланки первичных или отчетных документов или каким-либо образом их изменять. Однако от первичных документов до отчетности необходимо пройти длинный путь, который в большей степени никоим образом не определен. Кроме того, этот путь может быть разным, что зависит от вида деятельности предприятия, вариантов поступления и использования запасов и т. д.

В Законе Украины О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине по этому поводу сказано, что информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, и все. А как правильно на практике пройти этот путь от первички до отчетности, для многих бухгалтеров остается неразрешимой задачей.

Пробуя ее решить, некоторые бухгалтеры пытаются приспособить к современным условиям и требованиям журнально-ордерную форму учета или еще более древнюю мемориально-ордерную, изобретают что-то свое, и в результате получается такое, что и пером не описать. Не готов наш бухгалтер к такой свободе, не всегда у него хватает знаний решить данную проблему. Примеров этому можно привести достаточно много, один из них - это формы бланков счетов-фактур и то, в каком порядке они используются предприятиями на данный момент. Об этом и о многих других вопросах, связанных с прохождением пути от первички до отчетности, и будет идти наш дальнейший разговор. Начнем мы его с источников поступления запасов на склад предприятия.

Источники поступления запасов

Запасы, которые зачисляются на баланс предприятия, могут быть:

1) приобретены за плату у посторонних юридических или физических лиц

2) произведены собственными силами

3) получены в виде взноса в уставный капитал предприятия

4) получены предприятием на безвозмездной основе

5) приобретены в результате обмена на аналогичные запасы

6) приобретены в результате обмена или частичного обмена на неаналогичные запасы.

Каждый из указанных вариантов предполагает свой порядок оформления документов и отображения операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Приобретение за плату у юридических лиц

В первом случае, когда запасы приобретаются за плату у юридических лиц, все должно начинаться с договора. Однако, как показывает практика, так происходит далеко не всегда. Очень многие предприятия недооценивают значение договоров, считают, что их разработка, утверждение и подписание - это лишняя трата времени, в связи с чем практикуют приобретение запасов (и не только запасов) путем оплаты выставленных поставщиком счетов. То есть в данном случае предприятие действует по следующей схеме (на примере приобретения товаров, пооперационно):

1. Определяется поставщик (далее - предприятие А), который предлагает необходимый вид товара соответствующего качества, устраивающий покупателя по цене.

2. На предприятие А направляется доверенное лицо предприятия-покупателя (далее - предприятие Б), которое осматривает товар и принимает решение о его покупке.

После чего должен идти переговорный процесс между предприятием А и предприятием Б, во время которого определяются перечень товаров, объем поставки, цены, условия поставки, условия оплаты и многое другое. Все это отображается в договоре, который подписывается обеими сторонами и на основании которого в дальнейшем можно предъявить претензии другой стороне, если она не выполняет условия договора. Однако если договор заключается в устной форме, а именно такой вариант мы рассматриваем, то предприятие, как покупатель, так и поставщик, теряет такую возможность и уже не застраховано от обмана и возможных потерь.

Тем не менее, многие предпочитают рисковать, и их следующие действия таковы:

3. Определив объем покупки, доверенное лицо предприятия Б заявляет об этом представителю предприятия А, уполномоченному выписывать покупателям счета на оплату.

1-я, 2-я и 3-я операции документально не оформляются и в бухгалтерском и налоговом учете не отображаются.

Следующая операция:

4. Представитель предприятия А выписывает расчетный документ на оплату и передает его доверенному лицу предприятия Б.

Несмотря на то, что в данном случае оформляется расчетный документ (счет), в бухгалтерском и налоговом учете он не отображается.

Оформление счета-фактуры

Заполнение счета-фактуры осуществляет поставщик, исходя из имеющейся информации о проведении операции. Рассмотрим процедуры заполнения счета-фактуры и затем заполним эту форму на примере. Отметим, что для учета операций и их контроля осуществляется регистрация данных документов в специальном регистре - журнале регистрации счетов-фактур, рассмотренном ниже.

Данный документ относится к исполнительным, оправдательным бухгалтерским документам. Его форма не утверждена, и предлагаемый вам образец мы сформировали с учетом практики применения счетов-фактур и требований, которые к ним предъявляются. Образец включает в себя минимум обязательной, необходимой для осуществления расчетов, информации и может быть дополнен другими реквизитами, необходимыми для конкретного предприятия и по конкретным расчетам.

На основе счета-фактуры у плательщика формируется величина стоимости материальных ценностей, называемая фактурной стоимостью. В зависимости от принятой методики включения в эту цену железнодорожного тарифа возможны две разновидности формирования стоимости ценностей: цена франко-вагон-станция отправления . т. е. когда железнодорожный тариф включается в фактическую стоимость товара сверх договорной цены и оплачивается покупателем, и цена франко-вагон-станция назначения . при которой тариф оплачивается поставщиком за счет своих средств, как в рассмотренном далее примере.

В графе Поставщик приводится сокращенное наименование предприятия-поставщика в соответствии с его учредительными документами, приводится идентификационный код, далее указывается его юридический адрес, реквизиты счета в обслуживающем учреждении банка, на который будут поступать средства плательщика (чаще всего это текущий счет).

В графе Грузоотправитель указываются сведения об организации, которая будет сдавать груз к перевозке перевозчику. Эту функцию может осуществлять третья организация по доверенности поставщика, сдавшая груз перевозчику для перевозки грузополучателю. Если отправку груза осуществляет сам поставщик, в сведениях об грузоотправителе указывается Он же.

При выборе конкретных путей сообщения (способа отгрузки) по отправке груза железнодорожным, воздушным, водным транспортом или комбинированным способом, в позиции формы Станция отправления поставщиком указывается соответственно станция, аэропорт, пристань отправления.

Поставщик в своем экземпляре счета указывает характеристику склада, с которого будет отгружаться товар, номер складской операции, присвоенный данному покупателю шифр, если это постоянный покупатель.

В графе Распоряжение об оплате или отказ от акцепта руководителем или лицом, уполномоченным подписывать расчетно-платежные документы плательщика (в нашем случае предприятие Б), на экземпляре плательщика при принятии решения: оплатить или отказать по обоснованным мотивам, делается распорядительная запись о согласии (акцепте) или несогласии (отказе от акцепта) на оплату данного счета.

В графах о плательщике указываются основные сведения о нем:

сокращенное наименование плательщика, указанное в его учредительных документах, приводится идентификационный код, далее указывается его юридический адрес, реквизиты текущего счета в обслуживающем учреждении банка.

В графе Грузополучатель приводятся сведения об организации, которой будет выдан груз в пункте получения (станции назначения). Этой стороной отношений может быть как сам отправитель, так и получатель, а также и другая организация, определенная сторонами. При отправке товара железнодорожным, воздушным, водным транспортом указывается соответственно станция, аэропорт, пристань назначения. Кроме того, здесь приводятся сведения о физических параметрах груза - число мест, вес.

Далее в счете-фактуре сообщаются сведения о договоре (договоре-заказе, заказе) на отгрузку, отпуск (указывается его номер и дата заключения), далее дата отгрузки и способ отправления (воздушным, железнодорожным и т. д. транспортом, номер квитанции или накладной перевозочных документов на отгруженные товары). Если покупатель получает товар со склада поставщика и самостоятельно доставляет его до места назначения, в данной графе указывается Вывоз транспортом покупателя.

Графа Дополнение содержит, как правило, условия оплаты данного счета плательщиком, предусмотренные договором или по устной договоренности. Например, Счет подлежит оплате в течение 5 дней (или 5 банковских дней) с даты его выписки или Оплатить до (дата). Здесь же возможно указание номера и даты доверенности, а также фамилии и инициалов доверенного лица покупателя, получившего товар, если товар был отпущен до выписки счета-фактуры.

Далее в счете-фактуре приводится информация о продукции, товарах, работах или услугах, которые отгружаются, отпускаются и которые необходимо оплатить. По каждой единице или учетной однородной группе указываются обязательные показатели (см. заполненный бланк счета). Итоговая величина в графе Сумма счета дает возможность определить стоимостный показатель единицы (партии) продукции, отгружаемой плательщику денег по данному счету-фактуре. Для поставщика-плательщика НДС делается расчет суммы налога по установленной ставке и в результате определяется общая сумма, подлежащая оплате по данному счету.

Должностными лицами, подписывающими счет-фактуру, формой бланка определены руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Однако в связи с отсутствием в Законе О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине конкретных должностных лиц, которые должны подписывать первичные бухгалтерские документы, предприятие имеет право самостоятельно устанавливать перечень таких лиц для конкретных документов. Для счета-фактуры (напомним, форма не утверждена Минстатом Украины) такими лицами могут быть:

первая подпись:

- руководитель или его заместитель

- главный экономист

- руководитель отдела сбыта (коммерческого отдела) и т. д.

вторая подпись:

- главный бухгалтер или его заместитель

- старший бухгалтер

- бухгалтер отдела реализации и т. д.

Возможны варианты, когда на счете ставится одна первая или одна вторая подпись.

Печать на счете-фактуре не ставится.

Счет-фактура выписывается в том количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников расчетов. Как правило, в операции участвуют только две стороны, поэтому счет-фактура выписывается в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, другой передается покупателю.

Сведения из заполненного счета-фактуры, до передачи его плательщику заносятся в учетный регистр - журнал регистрации счетов-фактур.

Данный регистр выполняет несколько функций. Во-первых, позволяет вести учет выписанных счетов, сохранять хронологический порядок выписки. Во-вторых, записи в нем дают возможность определять количество выписанных документов за определенный период, например, за месяц, и таким образом контролировать величину возникновения и погашения обязательств по отправке товаров.

Записи в журнале целесообразно осуществлять в последовательности, в которой заполняются сами счета-фактуры и исходя из степени важности информации для поставщика.

На следующей странице приводится предлагаемая форма Журнала регистрации счетов-фактур, заполненная на основе рассмотренного ранее примера по заполнению счета-фактуры.

В последней графе Примечания по усмотрению предприятия могут приводиться сведения о характере отношений - договор или устная договоренность, порядок расчетов, грузоотправитель, отметки об оплате счета, отправке груза и т. д.

Форма Журнал регистрации счетов-фактур также не утверждена, и предлагаемый вам образец может быть дополнен другими реквизитами, исходя из степени важности информации для поставщика.

5. Доверенное лицо предприятия Б передает один экземпляр счета руководителю своего предприятия, который, в свою очередь, передает его в бухгалтерию с распоряжением на счете-фактуре Оплатить. До оплаты больше никаких операций не производится.

6. Предприятие Б перечисляет денежные средства со своего счета на счет предприятия А, в соответствии с выписанным счетом-фактурой.

Практика предприятий Украины показывает, что зачастую для поставщика товара (предприятие А) недостаточно предъявления копии платежного поручения с отметкой банка о перечислении ему денежных средств, ему необходимо подтверждение о поступлении средств плательщика на его текущий счет, о чем свидетельствует выписка банка со счета. Поэтому реально процедуры оформления и отгрузки приобретенного товара начинаются после поступления денег на счет поставщика.

Журнал регистрации счетов-фактур

Учимся заполнять журнал учета счетов-фактур 2014 года

Начиная с октября 2014 года все организации и ИП, являющиеся плательщиками НДС, в обязательном порядке должны использовать новые формы книги покупок, книги продаж и журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Журнал учета счетов-фактур 2014 года – это единый регистр как для полученных, так и для выставленных счетов-фактур. Кроме того, журнал – это налоговый регистр, за ошибки в котором компании грозят штрафы (от 10 тыс. руб.) и непринятие к вычету входного НДС.

Структура журнала

Журнал состоит из двух частей: часть 1 для выставленных счетов-фактур и часть 2 для полученных счетов-фактур. Все документы регистрируются в хронологическом порядке:

- для выставленных: по датам выставления (для контрагента) или  составления (для себя)

- для полученных: по датам поступления в компанию.

Все счета-фактуры (бумажные и электронные, обычные, исправленные и корректировочные) регистрируются в журнале в едином порядке.

Компании, имеющие обособленные подразделения, ведут единый журнал по организации в целом. По окончании квартала до 20 числа следующего месяца журнал подписывается руководителем и скрепляется печатью. Далее рассмотрим журнал учета счетов-фактур 2014 года по частям.

Часть 1

В части 1 журнала будут регистрироваться такие счета-фактуры:

- на реализацию товаров (услуг, работ) и безвозмездную передачу

- на предоплату

- на полученные от покупателя суммы, которые связаны с оплатой товаров (например, штрафы)

- выставленные покупателем продавцу при возврате принятых на учет товаров

- на СМР для собственного потребления или на товары, переданные для собственных нужд

- составленные налоговым агентом при покупках у иностранных фирм, при аренде муниципального или государственного имущества.

Часть 2

Что не попадает в часть 2

- бланки строгой отчетности, связанные с командировочными расходами

- бухгалтерские справки, составляемые по восстановленному налогу

- документы на передачу имущества в уставный капитал.

Порядок заполнения журнала

Сразу отметим, что даже если в квартале отсутствуют полученные и выставленные счета-фактуры, то журнал все равно заводится, заполняется шапка, журнал подписывается и заверяется руководителем.

С заполнением шапки справиться легко, поэтому перейдем непосредственно к заполнению граф.

1 – порядковый номер.

2 – для части 2 – дата получения счета-фактуры, для части 1 – дата выставления счета-фактуры (день отправки по почте, передачи представителю покупателя, день поступления электронного счета-фактуры оператору. Кроме того Минфин разрешил указывать дату составления самого счета-фактуры - Письмо Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/57). В части 1 дата не заполняется, если счет-фактура контрагенту не передается.

3 – код вида операции согласно приказу ФНС № ММВ-7-3/83@ от 14.02.2012 г.

4 – номер и дата обычного счета-фактуры из самого документа.

7 - номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры.

8 – наименование контрагента (покупателя или продавца).

9 – ИНН/КПП контрагента (покупателя или продавца).

10,11,12 - заполняется при посреднических операциях. 10 - название продавца/субагента, 11 - ИНН/КПП продавца/субагента, 12 в части 1 - номер и дата счета-фактуры продавца/субагента, в части 2 - код вида сделки.

13 – название и код валюты.

14 – стоимость товаров (услуг, работ) с учетом налога – только для обычных счетов-фактур.

15 – сумма НДС – только для обычных счетов-фактур.

Графы 16-19 – только для корректировочных счетов-фактур. При уменьшении стоимости в графе 16 приводится сумма снижения стоимости с учетом НДС, в графе 17 – сумма уменьшения НДС. При увеличении стоимости: 17 – сумма увеличения стоимости с НДС, 19 – сумма увеличения НДС.

Пример заполнения ищите тут.

Коды расположились вот где .

Больше всего умиляет количество места в графах. Каким же шрифтом нужно заполнять, чтобы все данные умещались. Хорошо, когда название маленькое, а если, например, что-то вроде ООО "Воронежсельхозпродуктснаб" или вообще название из нескольких слов?

Является ли для вас сложным ведение и заполнение такого журнала? Как думаете, оправдано ли его существование? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях вашим мнением!

Источники: mirblankov.ru, lugasoft.ru, blankiroom.ru, dtkt.com.ua, pommp.ru