Как заверить копию трудовой книжки

Содержание

Копия трудовой книжки - это документ, который содержит ксерокопии всех ее страниц.

Схожим с ней документом является выписка из трудовой книжки - это по сути та же копия, только части трудовой.

Как правильно заверить трудовую книжку

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, выдается работнику по его требованию в течение трех дней с даты подачи заявления для предоставления в банк, для загранпаспорта, в суд и др. Заверение копии трудовой книжки происходит следующим образом: на каждой ее странице внизу пишется фраза Копия верна, рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации. Некоторые учреждения дополнительно требуют наличия на последней странице копии надписи Работает по настоящее время.

Как заверить копию трудовой книжки неработающему в данный момент человеку? В таком случае необходимо обратиться к нотариусу для заверения.

Срок действия копии трудовой книжки

Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действует один месяц. Если в течение этого времени в трудовую вносились новые записи, копия становится недействительной.

Нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

Миниатюра:

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как быть. Хочу оформить ипотеку. В банке предъявляют требования к оформлению копии трудовой книжки, а именно " Копия трудовая книжки (на каждой странице печать организации, надпись: «копия верна», подпись, расшифровка, должность, дата  дополнительно на последней странице надпись: «работает по настоящее время»,печать, подпись, расшифровка, должность, дата, т.е на последней странице две печати). вот ссылка http://ipotekann.ru/uploads/doc1_step1.doc

Согласно требованиям ГОСТа 6.30-2003, чтобы заверить копию документа, необходимо внизу страницы сделать надпись Верно. далее следует должность ответственного лица, подпись и расшифровка, дата заверения копии документа.

Всё! Других надписей не предусмотрено. Более того, запрещается заверять копии документов с подтирками, подписками и т.д. Таким образом, требования банка сделать дополнительную запись на копии трудовой книжки "Работает по настоящее время" незаконны.

К тому же не имеют смысла, т.к. отсутствие записи в самой трудовой книжке об увольнении и является подтверждением того, что человек по-прежнему работает в организации, соответствующей последней записи  о приеме на работу ( причем это является верным только на день заверения копии, назавтра он может быть уже уволенным. ), и только должностное лицо этой организации, где трудится работник, вправе заверить копию его трудовой книжки (трудовая книжка на руки работнику не выдается до дня увольнения).

А вот отказ работников кадровой службы сделать лишние надписи и печати является правомерным, т.к. они оформляют копию в соответствии с требованиями ведения документов. Кстати попробуйте нотариуса попросить хоть что-нибудь надписать на копии, чего нет в подлиннике документа, получите отказ. Почему банки считают, что они вправе указывать кадровику как оформлять документ, тем более в разрез с ГОСТом?

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как заверить копию трудовой книжки

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Заверяющая печать должна захватывать ксерокс трудовой книжки

Образец заверения трудовой книжки

Ниже — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке, что сотрудник работает по настоящее время

Содержание статьи

Как правило, при заверке копии трудовой необходимо записать «работает по настоящее время». Это необходимо для того, чтобы, например, оформить ссуду или кредит. Для этого нужно знать, как правильно сделать запись в трудовой книжке «работает по настоящее время». В таком случае работники банка обязаны принять данную копию.

Запись «работает по настоящее время» при заверке копии трудовой

Если человек временно не работает, копию его трудовой книжки, которая находится в это время при нем, можно заверить, обратившись к нотариусу. Он без труда оформит все как надо. Но если владелец трудовой где-то работает, и его книжка лежит в это время в отделе кадров, ее выдача даже в случае оформления письменного заявления запрещена. Получить можно лишь копию, где и ставится запись «работает по настоящее время». Заверить ее можно у работодателя. Срок выдачи копии после заявления не должен превышать трех дней.

Запись «работает по настоящее время» в трудовой книжке не ставится. Она присутствует только на копии документа. Выполняется копия двумя способами: ручным способом (написать на листе бумаги либо напечатать на компьютере) или при помощи ксерокса – более предпочтительный вариант.

Для начала необходимо сделать следующие записи:

Далее необходимо поставить печать организации, достаточно и печати кадровой службы. Затем листы копии нумеруются и сшиваются, после чего они заверяются отдельно печатью предприятия.

И лишь в конце, когда готова копия трудовой книжки. запись «работает по настоящее время» ставится в отдельной графе, где также указывается и дата заверки. Здесь необходимо написать должность и расшифровать подпись.

Процесс заверки книжки при отсутствии работы

Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.

Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.

Правила копирования

Правильно заверить копию трудовой книжки нужно следующим образом. Текст оригинала набирают на компьютере, сканируют либо копируют при помощи ксерокса. Дублированию подлежат абсолютно все без исключения страницы, на которых имеются какие-либо записи. Это относится и к первой, то есть титульной, странице.

Согласно правилам, каждая продублированная страница содержит фразу «Копия верна», а также печать последней организации, где человек работал. В ином случае достаточно и печати нотариуса. Таким образом, о том, как правильно написать в трудовой книжке «работает по настоящее время», не нужно беспокоиться. Вся процедура у нотариуса, как правило, занимает не более часа.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Все документы имеют определенный срок действия. Не являются исключением и копии трудовых книжек. Нужно помнить тот факт, что заверенная копия книжки действует на протяжении месяца после того, как ее оформили. После этого она теряет свою актуальность. В редких случаях банки отказывают в выдаче своему клиенту кредита на очень большую сумму, даже если срок действия заверенной копии не истек, но с момента ее заверения прошло больше недели.

Кстати, если человек решил сменить работу, то копия автоматически теряет свою силу. Таким образом, уже на новом месте специалист отдела кадров обязан знать, как написать в трудовой книжке «работает по настоящее время». Также копию нужно делать и заверять заново, если сотрудник уволился.

Важный момент

Иногда возникает путаница между двумя понятиями: выпиской и копией книжки. Выпиской называют копию только первой и необходимой работнику страниц. Поэтому она не может действовать так, как заверенная вся копия трудовой книжки, поскольку она не дает полного представления о документе. Правда, выписка тоже должна быть оформлена согласно закону и правильно заверена, иначе она не будет иметь юридической силы.

Источники: working-papers.ru, hr-portal.ru, www.42money.ru, opersonale.ru