Кадровое делопроизводство. Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

После того, как трудовая книжка будет заполнена, сведения о ней должны быть зарегистрированы в книге учета выдачи трудовых книжек и вкладышей в них. Об этом подробнее расскажет наш материал.

Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).

В соответствии с пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Сегодня действуют формы, утвержденные Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 г. N 69 Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек и приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению N 69.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

27 мая 2015

Название структурного подразделения организации, в которое принят труженик, вносится в 8 графу. Книжка заполняется не около календарного года, собственно отличительно для основной массы регистрационных книжек и журналов, а до полного применения всех ее страничек, т.

В случае если организация считает вероятным давать собственным сотрудникам бумаги трудовых книг и вкладышей в их бескорыстно, прикрепив данное положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе кроме того возможно поставить прочерк, свидетельствующий про то, собственно в этой организации данная графа не заполняется. Сам звонок совершенно даровой.

47 Верховодил предписано, собственно при выдаче труженику трудовой книги либо вкладыша в нее наниматель взыскивает с него оплату, объем коей ориентируется затратами на ее либо его приобретение. По другому принимается решение вопросец о смене одной формы книжки на иную в том случае, как скоро в организации проводилась книжка учета трудовых книг и вкладышей в их случайной формы, не подходящей официально установленной.

Серия и номер входят помимо прочего в состав бумаг трудовых книг колхозников. Впрочем порядок поправки погрешностей в данной книжке ни у кого не оговорен.

Спасибо. Ежели вместо сургучной печати Вы примете на вооружение пломбу, ставьте ее на концы шнурка, которые выступают из-под бумаги. 57 ТК РФ, а после этого во всех изначальных учетных документах по учету труда и его оплаты в указе о способе на работу, в табеле учета рабочего времени, в индивидуальной карточке труженика Т-2 и в трудовой книге.

Данное значительно подешевле и резко, нежели в обыкновенной юридической конторе. Нужно отметить, собственно 9 графа заполняется лишь при регистрации трудовых книг как предъявленных сотрудниками, но и оформляемых первый раз. В бумагах трудовых книг и вкладышей в их образчика 1974 г.

В этой связи возможно брать за базу верховодила поправки погрешностей, использующиеся для содержательной доли трудовой книги ниже ложной записи в такой же графе устроить объяснение “Запись недействительна” и внести верную запись в отсутствии зачеркивания первичной инфы.

Скачать журнал учета трудовых книжек

45 Верховодил ведения и сбережения трудовых книг обязанность за ведение, сбережение, учет и выдачу трудовых книг несет нарочно уполномоченное личико, назначаемое указом постановлением работодателя. Порядок возложения на сотрудника ответственности за ведение, сбережение, учет и выдачу трудовых книг – сантим. Раз организация имеет трудоемкую текстуру с разделением структурных подразделений на наиболее маленькие, то во избежание неурядицы и промахов надлежит показать не совсем только подразделение, куда конкретно принят труженик, да и вышестоящее, в состав которого оно входит, к примеру отдел менеджмента, раздел рекламы.

Книга учета перемещения трудовых книг и вкладышей в их обязана отвечать конкретным притязаниям –  книжку желанно переплести в твердую обложку с прошивкой страничек нитками, т. Для входа применяют аккаунты в общественных сетях. При получении от труженика трудовой книги с вкладышем, оформленным в иной организации, регистрации подлежит лишь книга т.

традиционно проводится несколько лет подряд. 1.1 Памятке по наполнению трудовых книг. 42 Верховодил ведения и сбережения трудовых книжек.41 Верховодил ведения и сбережения трудовых книг. В двенадцатой сотрудник ставит дату выдачи ему трудовой книги, т.

Потом идет начать учет трудовых книг по установленной форме. Следовательно, эта графа заполняется лишь при регистрации трудовых книг, оформленных в первый раз, либо при регистрации выданных труженикам вкладышей. Как нанимателю недопустить правовых рисков?

4.1.1 Стандартный памятки по делопроизводству в федеральных органах исправной власти, утв. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, выполнения и применения в справочных целях п.Сургучная печать обязана захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку.

В последующем книжка учета перемещения трудовых книг и вкладышей в их в целом порядке по описи передается на сбережение в архив организации.

Книга учета трудовых книжек

В 7 графу вносится должность специальность, профессия сотрудника, отмеченная согласно со штатным расписанием организации предварительно в заключенном с тружеником трудовом уговоре ст. Вам предоставляется возможность связаться с юрситом по телефонному аппарату из всякого ареала Россиии.

В названных вариантах в двенадцатой и тринадцатой графах книжки учета в соответствии с этим указываются –  дата и номер уведомления телеграммы либо заказного послания, направленного труженику –  дата отправки с согласия сотрудника трудовой книги по почте. Вы тут Кадровое делопроизводство и Трудовое право Книжка учета перемещения трудовых книг и вкладышей в их советы по ведению По состоянию на Журнал Справочник кадровика Год 2006 Создатель Андреева Валентина Ивановна Тема Документы кадровой службы Рубрика Кадровое делопроизводство Трудовые книги тружеников, вкладыши в их, также вспомогательные бумаги книг и вкладышей подлежат неотъемлемому учету согласно с притязаниями п.

Впрочем из данного верховодила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книг. Во 2, третьей и 4 графах ставится дата количество, месяц, год приема на работу, наполнения трудовой книги или же вкладыша в нее. серия классифицируется лишь знаками в книгах – ТК, во вкладышах – ВК в отсутствии цифр, номер семизначный.

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при уходе с работы сотрудника. Журнальчик расписывается управляющим фирмы.

В добавок можнож показать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе сообща с копиями отправленных труженикам уведомлений или же сопроводительных посланий к высланным трудовым книгам. применяется при уходе с работы сотрудников, подписывающихся за приобретенные ними трудовые книги.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в

А на организацию - от 30 000 до 50 000 руб. Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб. Заполненной книги установлен, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения утвержден министерством культуры российской федерации 25.08.2010г и составляет 75 лет, образующихся в процессе деятельности государственных органов, 695 перечня типовых управленческих архивных документов, в. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которой регистрируются учитываются принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши, это книга. В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу книжки, впервые оформленные работникам в данной организации. Отсутствие или неправильное оформление, за которое предусмотрена административная ответственность, книги учета движения трудовых книжек, является серьезным нарушением. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку без этого книга не считается опломбированной. Постановлением правительства рф от 16 апреля 2003 N 225, с изменениями от 6 февраля 2004, 1 марта, 19 мая 2008. Книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц в соответствии с 41 правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации, а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, регистрации подлежит только книжка, оформленным в другой организации. Книга желательно должны иметь плотную обложку, а потом долго хранится в архиве книга должна быть прошнурована и опломбирована пункт 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, она находится в работе несколько лет. Всем этим требованиям отвечает, кадры в порядке, правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, от компании, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Согласно гост 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа. С 1 января 2015 года организации с численностью от 25 человек обязаны сдавать отчетность в фсс и пфр в электронном виде.

Образец журнал выдачи трудовых книжек

Учет трудовых книжек

Рубрика: 0290 Бюджетный учет. Отчетность.

Г.В. Мокрецова, Главный бухгалтер Вятского государственного университета

С целью разъяснения порядка выдачи трудовых книжек бюджетным учреждением органы Федерального казначейства опубликовали письмо от 18.05.2005 № 42-2.2-06/63 (далее – Письмо № 42-2.2-06/63), в котором предложили бухгалтерские записи, отражающие приобретение и выдачу бланков строгой отчетности.

Рассмотрим на примере порядок отражения выдачи трудовой книжки и вкладыша в нее, который предлагается в названном письме.

В университете в январе 2008 года была выдана трудовая книжка новому сотруднику, который ранее нигде не работал и не имел трудовой книжки. Стоимость трудовой книжки 150 руб. в том числе НДС.

В учете операции по выдаче трудовой книжки будут отражены следующим образом:

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан учитывать и хранить трудовые книжки работни­ков, вкладыши в них, а также чистые бланки (п. 40 Правил № 225). С этой целью работодатель должен вести:

· приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

· книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69 и содержатся в Приложениях № 2 и № 3 к данному приказу соответст­венно. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печа­тью или опломбированы.

Нормативными правовыми актами не урегулирована ситуация замены старых книг (если в них закончилось место для записей) на новые. При этом, учитывая обязательность их ведения, работодатель должен вместо книги, в которой закончилось место, завести новую. Поскольку в результа­те нумерации книги определяется общее количество страниц и таким обра­зом обеспечивается сохранность книги от изъятий и вложений, нумерация страниц каждой новой книги должна начинаться заново. Таким образом, если в старой книге 50 страниц, в новой книге начинать нумерацию нужно не с 51-й, а с 1-й страницы.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работ­никами при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организа­ции отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного сро­ка невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в те­чение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Учет бланков трудовой книжки и вкладышей в них

В соответствии с п. 41 Правил № 225 в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгал­терией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Бланки как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обес­печить их сохранность (п. 42 Правил № 225, п. 6.2 Положения о докумен­тах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105). Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязан­ность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил N° 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225). Это не относится к случаям:

· неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкла­дыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225)

· массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных си­туаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Пра­вил № 225).

В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает рабо­тодатель.

Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Прави­тельства РФ от 16.04.03 № 225. Их изготавливает Объединение государст­венных предприятий и организаций по производству государственных зна­ков - Объединение ГОЗНАК Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N° 117н).

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным Госзнаком, может осуще­ствляться юридическими лицами и ИП (распространителями).

Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании до­говора, заключенного с Госзнаком или распространителем.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной поли­графической продукции, либо работодателем со склада Госзнака или рас­пространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии блан­ков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225).

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением со­ответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все тру­довые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а так­же трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, вы­данные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Данную книгу можно купить уже в готовом виде, а можно и изгото­вить самим. В этом случае необходимо соблюсти некоторые требования:

· обложка книги должна быть твердой, подойдет плотная бумага или картон формата А4, на ней необходимо наклеить этикетку с названием ор­ганизации, самого журнала или книги, а также дату начала и окончания журнала:

Источники: www.referent.ru, tips4girl.ru, skilltoyshop.ru, sovbuh.ru, shans-i.narod.ru